Образец заполнения авансового отчета в 2019 году

Авансовый отчет образец заполнения 2019

Авансовый отчет: образец заполнения 2019

Авансовый отчет должен отвечать на следующие вопросы:

  1. имеется ли у ответственных за расход авансовых средств лиц задолженность перед предприятием;
  2. своевременно ли была предоставлена документация (чеки, справки, квитанции);
  3. требуется ли высчитывать определенное количество материальных средств у подотчетных работников из зарплаты в счет погашения авансовой задолженности.
  4. имеется ли перерасход средств;

Авансовый отчет является двухсторонним. Лицевую сторону авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него.

Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.

Если аванс выдан в

Образец заполнения авансового отчета в 2017-2019 годах

Подробнее об этом см.

в статье .

    Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. .

    Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера. Утверждается руководителем. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части: Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер.

Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке.

Особенности заполнения авансового отчета 2019 года

В этом случае достаточно приложить чеки или квитанции, после чего подотчетный сотрудник может получить компенсацию.

Перечень работников, которые могут воспользоваться подотчетными средствами, обычно заранее установлен соответствующим Приказом.

Обратите внимание

Желательно, чтобы документ включал не только перечень сотрудников, но и максимальные суммы и возможные цели выдачи. Подотчетными могут быть руководители, сотрудники или подрядчики.

Использование системы авансовой отчетности является обязательной для всех юридических лиц за исключением ИП, ведущих деятельность по упрощенной схеме налогообложения. Законодательством РФ не установлено единого бланка авансовой отчетности.

Авансовый отчет 2019

Кроме того, с сотрудника нужно будет в такой ситуации удержать налог, размер которого составляет тринадцать процентов, поскольку выплаченные деньги будут считаться доходом, облагаемым отдельным налогом.

Если вины сотрудника в отсутствии подтверждающих документов нет, а такие ситуации бывают, расходы должны быть возмещены. НДФЛ также нужно будет удержать. Случиться это может, например, при участии в выставке, когда перед мероприятием оборудование оказывается поврежденным, а оплата неисправности была устранена сторонним мастером за наличный расчет с согласия директора.

Сотрудник пишет служебную записку, в которой объясняется трата денег, а также указывает утерю документов.

К авансовому отчету прикладывают эту записку.

Образец заполнения авансового отчета подотчетным лицом

Унифицированный бланк авансового отчета (форма № АО-1) утвержден .

Срок предоставления наступает не позднее 3 рабочих дней в одну из следующих дат:

  1. со дня выхода на работу.
  2. после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги;

Унифицированный бланк АО-1 состоит из трех частей:

  1. отрывной расписки.
  2. лицевой;
  3. оборотной;

Бланк АО-1 Реквизиты для заполнения Кто заполняет Лицевая часть бланка

  1. информация об организации или ИП
  2. дата

Форма АО-1.

Авансовый отчёт

Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись.

В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п.

Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы. На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму.

Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе — сведения об организации, выдавшей деньги, сотруднике, их получившем, точная сумма средств, цели, на которые они были предназначены. здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов.

Заполняем авансовый отчет

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У). Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета.

Как правильно составить авансовый отчёт по командировке в 2019 году

252 и п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (НК) РФ, командировочные расходы — это прочие расходы в связи с производством и реализацией;

  • в соответствии со ст.

    313 и 314 НК РФ, эти расходы должны подтверждаться первичными бухгалтерскими документами, к которым относится и авансовый отчёт;

  • для проведения расходов по учётной документации нужна дата, в которую эти расходы были понесены, по закону такой датой применительно к тратам на командировку признаётся авансовый отчёт.

    В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведённых расходов

    Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты

    Как заполнить авансовый отчет

    Такими документами являются:

    1. заявление работника на выдачу подотчетных сумм (с указанием счета для перечисления денег в безналичном порядке).
    2. приказы о служебных командировках;
    3. положение о расчетах с подотчетными лицами, разработанное с учетом требований Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Порядок № 3210-У);
    4. список работников, имеющих право на получение подотчетных средств, утвержденный руководителем организации;

    Таким образом, подотчетные суммы выдаются только в определенном порядке на основании приказа руководителя организации и/или заявления работника.

  • Источник: http://advokatssr.ru/avansovyj-otchet-obrazec-zapolnenija-2018-12148/

    Недействительные бланки авансового отчета в году

    Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица

    Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и лица, получившего требуемую сумму под отчет. Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов.

    После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица. На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

    Важно

    Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

    Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок, придется оформлять новый бланк.

    Форма АО-1. Авансовый отчёт

    Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

    Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2017 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

    Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки

    Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

    бухпроффиВнимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении. Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно.

    Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.

    Авансовый отчет о командировке

    Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность 6.

    В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего 9. Далее указываем сколько израсходовал сотрудник 10.

    И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть Далее переходим к заполнению оборотной стороны бланка Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

    Пример заполнения авансового отчета по командировке и хозяйственным расходам в 2019 году

    В случае использования документа в качестве первичного учетного (например, для подтверждения расходов при исчислении налога) его заполнение должно соответствовать правилам, предъявляемым законодательством. В том числе это касается сроков его составления и сдачи ответственным работником, требований по заполнению конкретных разделом, а также требований к прилагаемым документам.

    Читайте также:  Как правильно сделать справку 2-ндфл

    Срок, в течение которого сотрудник организации должен осуществить действия по заполнению авансового отчета, устанавливается двумя документами:

    • Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» (п. 6.3).

    Источник: http://domzalog.ru/nedejstvitelnye-blanki-avansovogo-otcheta-v–godu-66644/

    Как правильно оформить авансовый отчет: пример заполнения

    Авансовые отчеты – относятся к категории документов первичного учета, что применяются в бухгалтерии для учета финансовых затрат, совершенных работником предприятия в течение командировки. Также данный документ используется в случае расхода материальных средств предприятия наемным персоналом. В данной статье мы предлагаем рассмотреть правила заполнения авансового отчета.

    Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места

    Предназначение документа

    Рассматриваемый бланк обладает унифицированной формой No «АО-1» Следует обратить внимание на то, что юридические лица имеют законное право на использование самостоятельно разработанных бланков.

    Однако, применение бумаг с учетом унифицированной формы — более предпочтительно. В задачу руководства организации входит создание приказа, содержащего сведения о должностных лицах, имеющих право получения подотчетных финансовых средств.

    До 2018 года, такие полномочия могли быть возложены только на тех работников предприятия, с кем были заключены трудовые соглашения.

    Следует упомянуть, что в содержании приказа должны раскрываться цели расходования полученных средств, их максимальный объем и конкретный промежуток времени. В том случае, когда работник предприятия ссылается в командировку, выдача материальных средств производится в соответствии с приказом о служебной поездке или на основе командировочного листа.

    Сотруднику, получившему финансовые средства для покрытия расходов на протяжении всей служебной поездки, необходимо предоставить отчетность в бухгалтерский отдел.

    Срок подачи авансового отчета составляет три дня, после истечения срока, фиксируемого на страницах приказа от руководства предприятия.

    Данный документ является одним из обоснований целесообразности траты финансовых средств компании, что означает необходимость приложения документов, подтверждающих целевой характер использования подотчетных средств.

    Нюансы и тонкости

    Для того чтобы подтвердить целесообразность использования подотчетных сумм, работнику необходимо заполнить авансовую отчетность.

    Такой документ заполняется с обеих сторон, после чего направляется в бухгалтерию для проверки. Проверенный отчет, отправляется руководству организации для утверждения.

    Согласно текущему законопроекту, этот документ первичного учета заполняется в единственном экземпляре.

    Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета

    Следует обратить внимание на то, что номер авансового отчета в ОКУД (Общероссийский Классификатор Управленческой Документации) был изменен в 2015 году. Ранее данная форма носила номер «0504049».

    Совет

    30 марта 2015 года Министерство Финансов РФ выпустило приказ под номером пятьдесят два, о присвоении данной форме нового номера. На сегодняшний день, номер авансового отчета – ОКУД «0504505». Ниже, вы можете ознакомиться, как выглядит бланк авансового отчета форма по ОКУД 0504505.

    В этом документе имеется отрывная часть, что должна передаваться работнику предприятия, после проведения бухгалтерской проверки.

    Порядок составления бланка АО-1

    Согласно действующему законодательству, каждое предприятие имеет полное право самостоятельно составить рассматриваемый документ. Однако существует четкий регламент, который предусматривает обязательные реквизиты, что должны присутствовать в подобных бумагах. К таким реквизитам относятся:

    • регистрационный номер и дата составления;
    • название предприятия;
    • сумма полученных и израсходованных финансовых средств;
    • список приложений к основному документу.

    Авансовая отчетность заполняется в рукописной или машинописной форме (на компьютере). Одним из важных критериев является заверение документа подписью должностного лица с необходимыми полномочиями.

    В случае с электронным вариантом документа, необходимо наличие цифровой подписи руководителя.

    Данный вид составления первичной документации допускается только в том случае, когда внутри предприятия используется электронная система документооборота.

    При принятии решения о выдачи подотчетной суммы сотруднику предприятия, руководителю необходимо издать соответствующий приказ. Одним из важных этапов написания отчета, является проверка строки «Назначение аванса». Данная строка должна в точности соответсвовать формулировке, имеющейся в приказе руководства предприятия.

    Ниже представлен авансовый отчет, образец заполнения.

    Если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины

    Проводка в бухгалтерском учете

    В книге бухгалтерского учета расходов, что были выполнены работником фирмы за срок служебной поездки, применяются счета расчетов с наемными сотрудниками, счета учета расходов и другие типы документов.

    В том случае, когда сумма выдается в виде наличности, необходимо сделать данную отметку: «Дт сч.71 Кт сч.50». Подобные отметки фиксируются на основании правильно составленного расходного кассового ордера.

    В том случае, когда финансовые средства зачисляются на банковскую карту работника предприятия, в книге бухгалтерского учета делается вот такая пометка: «Дт сч.71 Кт Сч.51».

    Для совершения подобных операций, бухгалтеру необходимо заполнить платежку для финансового учреждения.

    После возвращения сотрудника из служебной поездки, в его обязанности входит предоставление в бухгалтерию корректно оформленного авансового отчета.

    На основании данного листа и соответствующих приложений, в книге бухучета фиксируются следующие записи:

    1. «Дт сч.10 Кт сч.71» — в той ситуации, когда подотчетная сумма была потрачена на приобретение материально-производственных запасов.
    2. «Дт сч.41 Кт сч.71» — в случае приобретения товарно-материальных ценностей.
    3. «Дт сч.20, 23, 25,26 Кт сч.71» — в случае с тратами на нужды структурных подразделений предприятия.
    4. «Дт сч.44 Кт сч.71» — в той ситуации, когда траты производились торговым предприятием.

    В той ситуации, когда у работника предприятия остаются неизрасходованные финансовые средства, ему необходимо передать их руководству компании. При возврате в кассу, указывается код: «Дт сч.50 Кт сч.71».

    При обратном переводе с банковской карты на банковский счет предприятия, фиксируется код: «Дт сч.51 Кт сч.71». В том случае, когда подотчетная сумма оказалась недостаточной для выполнения определенных операций, предприятие компенсирует сотруднику финансовые траты.

    В случае с выплатой через кассу указывается код «Дт сч.71 Кт сч.50», а при банковском переводе «Дт сч.71 Кт сч.51».

    Обратите внимание

    В некоторых случаях, сотрудник не может предоставить необходимые документы, подтверждающие целесообразность расходов. Такая ситуация может возникнуть при потере документации или невозможности предоставления чеков, в связи с тратами на личные нужды.

    В этом случае, используется код под номером 94. В книге бухгалтерского учета делается отметка «Дт сч.94 Кт сч. 71», что отражает недостачу финансовых средств. Далее сумма недостачи удерживается из зарплаты сотрудника в соответствии с кодом проводки «Дт сч.

    70 Кт сч.94».

    Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк, который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и бухгалтером

    Используемые термины:

    1. Дт (дебет) – акт передачи финансовых средств.
    2. Кт (кредит) – акт полного или частичного возврата подотчетной суммы.
    3. Сч – счет.

    Сопроводительная документация

    Во время оформления расходов, связанных со служебной поездкой, бухгалтер должен основываться на Постановлении No 749 от 13 октября 2008 года.

    Данный документ говорит о том, что работник, отправляющийся в служебную поездку, должен получить командировочное удостоверение. Следует отметить, что существует регламент, касаемо формы удостоверения.

    В нем должны указываться сроки командировки, а также стоять подписи и печати руководства компании.

    Сумма расходов считается по чекам, билетам и квитанциями, предоставляемыми в бухгалтерский отдел. Данные, подтверждающие документы, являются неотъемлемой частью авансового отчета. По возвращении из служебной поездки, сотрудник обязан сдать выданное удостоверение.

    После этого, составляется отчетность, для передачи на утверждение руководству. Для того, чтобы сократить риск появления претензий от налоговых органов, необходимо подойти к заполнению бумаг с повышенной ответственностью.

    При некорректно заполненном отчете, бухгалтер имеет право отказа в приеме документации.

    В задачу сотрудника входит сбор всех кассовых и товарных чеков, а также других бланков строгой отчетности. Все вышеперечисленные документы прикрепляются к бумажному листу формата А4. Подобные действия позволяют сократить риск потери важных приложений к авансовому отчету.

    Некоторые бухгалтеры рекомендуют сотрудникам делать ксерокопию каждого документа, для того, чтобы снизить риск потери документации из-за выцветания чернил.

    Подобные приложения к отчету позволяют компании доказать целесообразность финансовых затрат в ходе служебной командировки, в период проведения проверок со стороны налоговых органов.

    Тонкости заполнения отчета

    Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить авансовый отчет, следует отметить некоторые тонкости, связанные с процессом отправки работника в служебную поездку за пределы РФ. В данном случае, нет необходимости в выдаче командировочного удостоверения, так как все необходимые даты фиксируются на страницах заграничного паспорта.

    Унифицированная форма отчета относится к документации, которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу

    После того как будет выбрано должностное лицо для зарубежной командировки, задачей руководства компании становится подготовка необходимого приказа, где фиксируется назначение служебной поездки, должность, фамилия и инициалы сотрудника, а также пункт назначения. Допускается самостоятельная установка размеров суточных расходов. По данным статистики, суточные расходы не превышают сумму, облагаемую налогом на доходы физических лиц. Со стороны компании производится оплата перелета до пункта назначения. В задачу должностного лица, отправленного в служебную командировку, входит подготовка документов, подтверждающих расходы на проживание, перелет, оплату государственных пошлин и услуги переводчиков.

    Правила заполнения авансового отчета

    Итак, давайте рассмотрим пример заполнения авансового отчета по командировке. На главном листе бланка следует указать название предприятия и отдела, где осуществляется трудовая деятельность сотрудника, вернувшегося из служебной поездки. Далее указывается должность, цель поездки, регистрационный номер бланка и дата заполнения бумаг.

    В табличной части отражаются сведения о финансовых средствах, что были выданы должностному лицу. Здесь же фиксируется сумма полученного аванса и финансовые затраты, совершенные за время командировки. Далее проводится подведение итогов, где выявляется, остались ли неизрасходованные средства.

    На обратной стороне рассматриваемого документа приводится обобщение сведений о первичной документации, подтверждающей факт целевого характера имеющихся трат. К данному виду документов относятся товарные и кассовые чеки, квитанции, акты и накладные. Важно обратить внимание, что данные должны систематизироваться и фиксироваться в хронологическом порядке.

    После упорядочивания сведений они прикрепляются к основному документу.

    После заполнения всех необходимых бумаг, готовая отчетность передается в бухгалтерский отдел для проверки целесообразности расходования суммы. Также рассматривается корректность заполнения документации.

    Важно

    После проведения проверки бухгалтер фиксирует счета, которые прилагаются к отчету о затратах.

    После этого производится подпись документов подотчетным лицом, что далее передаются на утверждение руководству компании.

    В том случае, когда у человека, вернувшегося из командировки, остаются неизрасходованные средства, необходимо вернуть оставшуюся сумму в кассу или бухгалтерский отдел.

    В случае с перерасходом средств, компания должна восполнить убытки сотрудника. В той ситуации, когда сотрудник имеет задолженность по ранее выданному авансу, личные расходы не компенсируются.

    Процесс заполнения подобных бланков довольно прост, однако необходимо учитывать различные нюансы.

    Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании

    Дополнительные рекомендации

    Авансовая отчетность заполняется лицом, прибывшим из командировки и представителем отдела бухгалтерии. В задачу проверяющего входит анализ корректности предоставляемых сведений.

    Помимо этого, сотруднику должна быть выдана бухгалтерская расписка, подтверждающая факт постановления отчета на учет. Распиской является отрывная часть бланка, где указывается регистрационный код, дата написания отчета, фамилия и инициалы должностного лица, кем были получены подотчетные средства.

    Далее указывается размер учтенных финансовых трат и количество дополнительных вложений к отчету.

    В том случае, когда отчетность составлена некорректно, за бухгалтерским отделом остается право в отказе принятия документов. В этой ситуации, должностное лицо становится должником предприятия.

    При отказе возмещения задолженности, руководство организации имеет полное право удержания необходимых средств из зарплаты сотрудника, в соответствии со статьей сто тридцать семь ТК Российской Федерации. Следует обратить внимание на то, что удержание финансовых средств осуществляется с согласия работника.

    Совет

    Данный факт должен быть засвидетельствован в документальном виде. В том случае, когда работник отказывается покрыть сумму расходов, возникший конфликт решается в судебном порядке.

    Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/kak-pravilno-oformit-avansovyj-otchet-primer-zapolneniya.html

    Авансовый отчет и образец его заполнения

    В современных условиях ведения бизнес процессов на предприятиях довольно широко распространена практика применения авансовых отчетов.

    Общие правила составления авансового отчета

    Основной функцией авансового отчета является подтверждение расходов, которые были понесены в связи с производственной необходимостью лицом, получившим эту сумму из денежных средств предприятия на определенные цели. Зачастую этими целями являются либо командировочные расходы сотрудника, либо необходимость оплатить товар или услугу, заказанные предприятием в процессе осуществления хозяйственной деятельности.

    В составлении авансового отчета участвуют несколько лиц в том порядке и сроках, которые установлены руководством и нормативно-правовой документацией предприятия.

    В первую очередь авансовый отчет заполняет сотрудник, получивший на руки наличные деньги.

    Когда сотрудник заполнил свою часть отчета, он должен передать его специалисту отдела бухгалтерского учета, чтобы отчет прошел проверку и был принят для дальнейшего оформления.

    Формой первичной документации может служить как общепринятая форма АО-1, так и созданная индивидуально для отдельно взятой организации.

    В любом случае форма авансового отчета должна соответствовать определенному критерию и содержать в себе основные данные:

    • Число и нумерацию авансового отчета;
    • Название организации — юридического лица;
    • Количество денег, выданных под отчет;
    • Количество израсходованных денег;
    • Список документов, которые оправдывают все расходы с приложением самих документов. Это могут быть чеки кассовых аппаратов, квитанции об оплате, накладные, счета и акты о выполнении работы или оказания услуг.

    Существует два способа оформления авансового отчета: заполнение в бумажном варианте или в электронном.

    В случае, если отчет оформляется в бумажном виде, существует два типа заполнения:

    • На типографском бланке от руки;
    • С применением компьютерной программы и выводом документа на печать.

    В обоих случаях подписи ответственных должностных лиц на документе ставятся синими чернилами собственноручно.

    Второй способ составления авансового отчета является менее трудозатратным, но предполагает наличие специализированной системы электронного документооборота, доступ к которой есть у всех лиц, участвующих в оформлении и подписании данного документа. Так как документ, созданный таким способом, является электронным, в нем обязательно должны присутствовать цифровые подписи всех ответственных лиц.

    Авансовый отчет заполняется ответственным должностным лицом в единственном экземпляре, а затем сдается в бухгалтерию для проверки заполнения документа и достоверности отражения хозяйственных операций. Особое внимание бухгалтерией при изучении авансового отчета уделяется целевому расходованию подотчетной суммы.

    Обратите внимание

    Чаще всего, выдача наличных денег под отчет происходит либо в случае командирования сотрудника, либо для совершения различных производственных расходов, требующих личного участия сотрудника. Для примера это могут быть представительские расходы или затраты, связанные с получением каких-либо материалов.

    Читайте также!  Форма р24001 и правила заполнения

    Авансовый отчет — составляем пошагово

    Первоочередным шагом нужно заполнить ту часть авансового отчета, где должны быть указаны все прилагающиеся документы на получившиеся расходы за период, на который выдавались наличные деньги подотчетному лицу.

    В первую графу записывается номер по порядку для каждого оправдательного документа. Во вторую графу заносится дата составления документа, подтверждающего расход. В третьей графе проставляется номер документа. Если в документе номер отсутствует, то в графе 3 следует указать Б/Н, что означает – документ без номера.

    В четвертой графе нужно указать название документа, например Чек ККМ, и расшифровать в двух-трех словах какие именно расходы были произведены. В пятую графу заносится итоговая сумма документа в рублях и копейках. Если расчеты производились не в российских рублях, а в иностранной валюте, то сумму, указанную в платежном документе, следует отнести в шестую графу авансового отчета.

    В итоговой строке получается итоговая сумма всех произведенных расходов, которая складывается из сумм всех документов, перечисленных в отчете.

    На следующем этапе, после заполнения всего перечня прилагаемых документов, подотчетное лицо передает авансовый отчет в бухгалтерию, где должны сверить все данные в отчете с данными в приложенных к нему отчетных документах, и выдать подотчетному лицу отрывной талон о принятии документов к учету.

    Обязательным к заполнению является номер авансового отчета, а датой документа является дата выдачи денежных средств в подотчет сотруднику предприятия.

    Суммы по каждому документу должны быть указаны в рублях и копейках с подведением итога. Впоследствии, бухгалтер проставляет соответствующий корреспондирующий счет всех перечисленных в этой части документа расходов.

    Важно

    Затем бухгалтер или сам сотрудник заполняют лицевую сторону документа, указывая все необходимые реквизиты и информацию о характере и размере предстоящих расходов. Если у сотрудника имеется переходящий остаток от предыдущего авансового отчета, он должен быть обязательно указан в графе «Предыдущий аванс».

    Важно помнить, что подотчетное лицо не может взять новую наличность под отчет, если за ним числится задолженность с предыдущего авансового отчета. Если ситуация возникла обратная ситуация и сотруднику пришлось израсходовать личные деньги для потребностей предприятия, то заявленный излишний расход возмещается сотруднику в полной мере.

    Когда все основные поля заполнены и прошли проверку, то отчет подписывается подотчетным лицом, затем бухгалтером, ответственным за данный участок работы либо главным бухгалтером. На конечном этапе руководитель утверждает отчет собственноручной подписью.

    Скачать бланк авансового отчета

    Важно учитывать, что срок для составления авансового отчета ограничивается тремя рабочими днями с той даты, когда заканчивается срок использования наличных денег, утвержденный руководителем, либо с той даты, когда сотрудник вернулся на свое рабочее место.

    Читайте также!  Как написать доверенность на получение почты

    Служба бухгалтерского учета и отчетности обязана обеспечить хранение авансовых отчетов вместе с приложенными оригиналами платежных документов течение пяти лет.

    Авансовый отчет – особенности оформления

    Исходя из определения вида расходов, в строке «Назначение аванса» следует указать, на какие именно цели были получены деньги под отчет. Данные о целевом направлении расходов должны совпадать с формулировкой в приказе на выдачу денег под отчет.

    В ситуации, когда причиной получения аванса стали командировочные расходы, такой авансовый отчет имеет некоторые особенности оформления и требует к себе особого внимания при его составлении.

    Срок составления такого отчета не может превышать трех рабочих дней, с момента возвращения подотчетного лица из командировки.

    Отчитываясь по командировочным расходам, сотрудник, помимо чеков и квитанций об оплате, обязательно должен приложить: командировочное удостоверение со всеми отметками, билеты до места прибытия и на обратную дорогу, а также документы, обязательного страхования пассажиров при перевозке.

    В командировочном удостоверении должна быть указана число, месяц и год прибытия и выбытия лица, находящегося в командировке. Записи заверяются подписью ответственных лиц по месту прибытия и скрепляются печатью организации.

    При направлении сотрудника в служебную поездку, бухгалтером предприятия рассчитывается сумма предполагаемых суточных расходов сотрудника.

    Обычно суточные выплачивают отдельно по расходному кассовому ордеру или в безналичной форме на пластиковую карту сотрудника, так как это личные расходы сотрудника, которые не подлежат документальному подтверждению.

    Однако, в некоторых случаях выплата суточных производится путем составления авансового отчета и заносится в состав прочих расходов.

    Бывает так, что сотрудник выезжает в загранкомандировку, тогда в форме отчета указываются данные как в российских рублях, так и в иностранной валюте.

    Совет

    После возвращения из заграничной командировки, все подтверждающие документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены.

    Официальный перевод составляется на отдельном листке и прилагается к отчету в составе остальных оправдывающих документов.

    В остальном, при составлении авансового отчета используются общие правила и требования.

    Источник: https://vesbiz.ru/dokumenty/poleznaya-informaciya/avansovyj-otchet-obrazec.html

    Авансовый отчет – это… Авансовый отчет: образец заполнения

    Авансовый отчет – это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки.

    После этого авансовый отчет передается руководителю на утверждение. Расходы, отраженные в документе, подлежат списанию в порядке, установленном ПБУ.

    Рассмотрим далее особенности и образец заполнения авансового отчета.

    Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.

    Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.

    Сдача авансового отчета

    Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.

    Образец заполнения авансового отчета: лицевая сторона

    Документ предоставляется в одном экземпляре.

    Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:

    • Номер документа.
    • Дату заполнения авансового отчета.
    • Ф. И. О., должность и отдел, в котором он работает.
    • Табельный номер (при наличии).
    • Назначение аванса.

    В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке.

    Оборотная сторона

    Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:

    • Командировочное удостоверение.
    • Чеки ККМ.
    • Квитанции.
    • Товарные, транспортные накладные.
    • Счета-фактуры и пр.

    Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.

    Нюанс

    На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной – 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.

    Рекомендации для бухгалтера

    Специалист заполняет сначала лицевую сторону бланка. В первую очередь, в таблицу “Бухгалтерская запись” необходимо внести сведения о номерах корреспондирующих счетов и суммах.

    На обратной стороне бланка отражаются расходы, принятые к учету. В авансовом отчете эти сведения заносятся в графы 7 и 8. Кроме того, указываются счета (субсчета), по дебету которых проводятся суммы затрат (гр. 9).

    После этого оформляются подтверждающие документы, проверяется правильность оформления бланка и целевого расходования средств. Завершив все процедуры, бухгалтер ставит отметку на отчете. Он указывает, что документ проверен, и утверждена сумма затрат (она пишется цифрами и прописью).

    Обратите внимание

    На лицевой стороне также заполняется расписка, которая передается подотчетному сотруднику.

    На бланке должны стоять подписи проверявшего документ сотрудника и гл. бухгалтера с расшифровками.

    При необходимости в форму отчета вносятся сведения о суммах остатка либо перерасхода, реквизиты документов (ордеров), по которым будет осуществляться окончательный расчет.

    Утверждение руководителем и списание сумм

    Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.

    Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.

    Запреты

    Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам.

    Сроки хранения

    Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.

    На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.

    В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.

    Работа в “1С”

    Авансовый отчет оформляется, как правило, на компьютере. Для этого можно использовать программу Exel или “1С”. Последняя применяется на большинстве предприятий. Рассмотрим коротко схему оформления в “1С”.

    Для работы нужно открыть документ “Авансовый отчет”. Его создают из вкладки “Производство” или “Касса”. В меню следует выбрать необходимый пункт.

    После этого откроется журнал документации. Здесь хранятся данные обо всех отчетах. Для создания нового документа нужно нажать на кнопку “Добавить”. Далее необходимо выбрать “Физическое лицо”.

    После этого выбирается необходимый тип документа. Например “Выдача средств в кассах по РКО”. Далее откроется журнал ордеров. Здесь выбирается нужный документ.

    В табличной части отражаются сведения, присутствующие в ордерах.

    После этого заполняется вторая закладка. Здесь нужно указать продукцию, приобретенную подотчетным сотрудником. К примеру, это могут быть бланки. Нажав на “+”, можно добавить новую позицию.

    Если при приобретении использовалась возвратная тара, эту информацию необходимо отразить в соответствующей графе.

    При оприходовании материалов и товара с помощью сч. 631 используется вкладка “Оплата”. В графе “Прочее” отражается информация о дополнительных расходах. К примеру, это могут быть затраты на горюче-смазочные материалы, пользование Интернетом и т. д.

    Чтобы вывести документ на бумажный носитель, нужно нажать на кнопку “Печать”.

    Источник: fb.ru

    Источник: https://2qm.ru/avtomobili/avansovyi-otchet-eto-avansovyi-otchet-obrazec-zapolneniia.html

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector