Что относится к обязательной кадровой документации?

Какой документ относится к числу обязательных кадровых документов

Т-7).

  • Штатное расписание (Т-3).
  • Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
  • Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
  • Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
  • Табель учета рабочего времени (Т-12)
  • Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
  • Журнал проверок воинского учета граждан.
  • Приказ об организации воинского учета.
  • Внутренние положения:
  • коллективный договор;
  • положение об охране труда;
  • положение о премировании;
  • правила внутреннего распорядка;
  • положение о командировках;
  • положение о коммерческой тайне;
  • положение об оплате труда;
  • положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
  • прочее.

О хранении кадровых документов см.

Гораздо хуже, когда документы принимает на хранение организация, чье «родство» с ликвидированным предприятием юридически не установлено, и исполнение социально-правовых запросов на основании данных документов – дело доброй воли нового хранителя. Росархив ведет работу по созданию общероссийской справочной системы «База данных по местам хранения документов по личному составу».

Предполагается, что открытая часть массива данных будет размещена на портале «Архивы России» и официальных сайтах субъектов РФ.

Перечень необходимых кадровых документов

После возвращения из командировки сдается работником в бухгалтерию. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ов) (форма Т-11, Т-11а) Применяется для оформления и учета поощрений в работе.

Другие документы Отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников (ст. 74 ТК РФ). Отдел кадров также документирует аттестацию персонала, сокращение штата и численности.

д. Основанием для издания приказов служат различные виды документов.

Наличие каких кадровых документов важно контролировать руководителю компании

Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Обратите внимание

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника К таким документам относятся:- трудовая книжка,- трудовой договор,- справка о трудовой деятельности,- копии приказов о приеме на работу и увольнении.Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Приказы по основной деятельности — трудовые книжки- трудовые договора и изменения к ним- копии приказов по личному составу — личные карточки работников- личные дела работников- табель учета рабочего времени — заявление работника- служебные записки- объяснительные- представления — регистрация трудовых договоров- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников- регистрация приказов о предоставлении отпуска- регистрация приказов о командировках работников- регистрация командировочных удостоверений- регистрация служебных заданий- регистрация локальных нормативных актов- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий- выдача справок по личному составу- учета больничных листов Распорядительные документы К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.

Хранение кадровых документов

Важно

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: · Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; · Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; · Приказ о наложении дисциплинарного взыскания; · Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания. В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Кроме того, документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Кадровые документы организации. формы кадровых документов

Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением Совмина СССР от 13.

04.73 № 252. В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике.
Последняя запись делается при увольнении работника и содержит: основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа. Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС).

Применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет аналогичное содержание.

Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Общий состав и виды кадровой документации

Внимание

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». 2.

Источник: http://zakon52.ru/kakoj-dokument-otnositsya-k-chislu-obyazatelnyh-kadrovyh-dokumentov/

Состав кадровой документации

АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Что такое аудит – это проверка, оценка документации. И если у нас с вами аудит кадровой документации, значит нужно оценить состояние кадровой документации у себя в организации. Всю кадровую документацию, которая есть в организации, можно условно поделить на две большие группы:

  1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с работниками.
  2. Документы, которые создаются и разрабатываются работодателем в организации, в связи с возникновением трудовых отношений.

Прежде всего к документам, которые разрабатываются в вашей организации, относятся обязательные документы в виде локальных нормативных актов.  Что такое локально нормативный акт? Понятия, как такового, в Трудовом кодексе нет, в ст.

8 ТК РФ вскользь упоминается о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, но это те документы, которые рассказывают, как мы в своей организации под нашу специфику применяем трудовое законодательство.

И какой важный момент здесь нужно отметить, самое главное, все локальные нормативные акты, которые мы разрабатываем и создаем, анализировать, чтобы они  не ухудшали положение работников в соответствии с трудовым законодательством. Почему? Есть прямая норма в ст.

8 ТК РФ, которая говорит нам о том, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников, не соответствующие трудовому законодательству, в том числе локальные нормативные акты, принятые без учета ст. 372 ТК РФ, в которой говорится об учете мнения представительного органа работников. А если эти нормы не соблюдаются, то данные нормативные акты не подлежат применению.

Среди локальных нормативных актов мы рассмотрим подробно обязательную документацию организации, ошибки, которые у вас возникают, конституционная, судебная практика, которая возникает по этим бумагам.

Так же мы рассмотрим локальные нормативные акты с учетом специфики, например, в Трудовом кодексе есть статья о возможности ведения сменного графика работы для наших работников.

Читайте также:  Если авто в розыске – хотя бы сэкономьте на налоге

Если мы в организации вводим сменный график работы, то для нас обязательным  локальным нормативным актом станет  график сменности, с которым мы знакомим всех работников под роспись за один месяц, до введения его в действие. Это что за график сменности – это график, с учетом специфики обязательных документов.

Важно

Еще к локальным нормативным актам относятся иные акты, это те,  которые не предусмотрены законодательством, но которые разрабатываются у себя в организации.

Довольно часто по поводу локальных нормативных актов задается вопрос:  Является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Признаками нормативности документов, которые действуют в юриспруденции, являются:

  1. Неоднократность применения, то есть после того, как мы ввели в действие наш документ, в применении его, он не утрачивает свою силу и продолжает свое действие.
  2. Неперсонифицированность  — это значит, что документ касается не какого-то отдельного субъекта направленно, а группы лиц, сотрудников организации, объединений, обособленных подразделений и т.д. Например, можно сравнить Положение об оплате труда и обычный приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу «Принять Иванова И.И.» утратил свою силу  после увольнения сотрудника, а Положение действует в организации постоянно, до момента внесения в него изменения и замены его новым Положением об оплате труда, утвержденным работодателем. Следовательно, на Положение распространяются признаки нормативности, такие как, неоднократность применения, так как с Положением работники  должны ознакомится под роспись, до подписания трудового договора, а так же неперсонифицированность, которая распространяется на круг работников организации либо подразделения. Поэтому эти критерии должны применяться в совокупности.

В таблице приведены кадровые документы, которые являются обязательными,  с учетом специфики и иные документы, которые должны быть в каждой компании, не зависимо от того, сколько человек работает в ней. Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть.

№п/п Наименование документа Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа
1 Штатное расписание, утвержденное  приказом работодателя

Источник: http://alianskadrovic.ru/dokumentyi-po-kadrovomu-deloproizvod/sostav-kadrovoj-dokumentacii

Тема 1. Понятие «кадровой документации». Нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства

Кадровая документация – это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.

Любой работодатель в процессе деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации.

К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что КД фиксирует важнейшую сферу человеческой деятельности – труд, сопровождает человека всю жизнь, является основной для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т.д.

От добросовестности, внимания сотрудников кадровых служб зависит очень много. Можно сказать, что значение КД выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер.

Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется органами федеральной инспекции труда.

Значение кадровой документации определяется следующими факторами:

– кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой велика в жизни общества и каждого отдельного человека;

– кадровая документация документирует правовые отношения работника и работодателя и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;

– кадровая документация является основанием для защиты интересов как работника, так и работодателя.

Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала – одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

Ø прием на работу;

Ø перевод на другую работу;

Ø предоставление отпуска;

Ø увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Совет

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.

· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

· Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным.

Увольнение истицы было признано не законным. Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком – организацией представлено не было.

Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу.

Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала.

Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация».

Обратите внимание

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие.

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание).

В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Читайте также:  Ст. 146 нк рф (2019): вопросы и ответы

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

· Заявление о приеме на работу;

· Контракт о назначении на должность;

· Приказ о приеме на работу;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

· Заявление о переводе на другую работу;

· Представление о переводе на другую работу;

· Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

· Заявление об увольнении;

· Приказ об увольнении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

· График отпусков;

· Заявление о предоставлении отпуска;

· Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

· Представление о поощрении;

· Приказ о поощрении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового делопроизводства.

Важно

Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

Ø правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

Ø обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

Ø предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае – избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

Ø предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.

Основным законодательным актом, которым руководствуется в своей работе кадровая служба, является ТК РФ.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

· трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

· прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

· на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

· по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

· обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

· прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

Совет

ТК РФ регламентирует не только отношения работника и работодателя, но и правила документирования этих отношений.

В основном состав кадровой документации определяется статьями Трудового кодекса РФ, в которых установлены случаи и порядок составления документов. Но одного ТК РФ недостаточно для правильной организации работы кадровой службы.

Вопросы труда, нормы трудового права (и правила документирования этих норм) отражены также и в иных федеральных законах и нормативно-методических документах.

Важнейшим является Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе рассматриваются вопросы, посвященные персональным данным и их защите, подробно определяется порядок сбора персональных данных и работы с ними, обязательность предоставления информации государственным органам.

Специально вопросы работы с персональными данными регламентируется ФЗ от 27.07.2006 №153-ФЗ «О персональных данных».

Источник: https://megalektsii.ru/s1646t2.html

Кадровые документы на предприятии

  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

На любом предприятии, где работает множество сотрудников, многочисленные обязанности по ведению учета и отчетности возлагаются на отдел кадров.

Для обеспечения полной прозрачности всех трудовых отношений используются разные виды типовой документации.

Причем, независимо от формы и вида деятельности, эти документы в обязательном порядке должны разрабатываться и храниться специалистами компании.

Обратите внимание

Не стоит считать, что все это просто бюрократия. Все виды строгой отчетности в сфере кадровой политики позволяют персоналу требовать и отстаивать соблюдение всех своих прав, а руководству – управлять своими подчиненными.

Задаваясь вопросом, является ли эта документация обязательной, или от ее оформления можно отказаться, необходимо вспомнить, что инспекции федеральной службы по охране труда проводятся на предприятиях разных форм собственности регулярно.

А значит, вся та документация, о которой речь пойдет ниже, должна использоваться кадровыми службами.

Виды кадровой документации

Какие же формы документов активно используются в каждой компании и организации? Условно их можно разделить на пять типов:

  • Документы, подтверждающие трудовую деятельность
  • Распорядительные документы
  • Внутренняя служебная переписка
  • Информационно-расчетные документы
  • Журналы учета и регистрации.

Как уже обозначалось выше, учет всей этой документации ведется отделом кадров на предприятии. Давайте более подробно разберемся, что же входит в эти группы, какие документы являются наиболее важными?

Все формы документов, подтверждающие трудовую деятельность конкретного работника на конкретном предприятии, хранятся в кадровом отделе компании. В этот перечень входят заполненная трудовая книжка сотрудника, трудовой договор, который подписывается на момент принятия специалиста в штат на определенную должность, копии приказов руководителя о приеме на работу и увольнении.

Читайте также:  Налогообложение движимого имущества: изменения - 2019, 2019

А вот разнообразные приказы и распоряжения руководителя относятся к распорядительным документам. В случае необходимости сотрудники могут ссылаться на такую документацию при решении спорных ситуаций. Причем, эти документы в свою очередь делятся еще на две важные подгруппы.

Первая из них включает приказы по основной деятельности компании. А вторая – распоряжения, связанные с управлением личным составом.

Например, если к первой группе относят инструкции по кадровому делопроизводству или утверждение кадрового расписания, то вторая группа включает приказы о приеме на работу конкретного сотрудника, приказы об его увольнении, переводе на другую должность и т.п.

Еще раз хочется акцентировать внимание как раз на том, что такие документы являются обязательными к заполнению.

Все сотрудники имеют право самостоятельно отслеживать правильность и своевременность заполнения таких унифицированных форм. Ведь от этого во многом зависит социальная защита каждого конкретного работника.

А для предприятия в целом правильный учет кадровой документации обязателен в связи с регулярными проверками и инспекциями со стороны органов власти.

Наибольшее количество унифицированных форм содержит группа информационно-расчетных документов.

Важно

Это и табель учета рабочего времени, и личная карточка каждого сотрудника, и их штатное расписание, и личные дела.

Учитывая то, что большинство этих документов необходимо для начисления работнику заработной платы, их учет является обязательным, а к правильности заполнения предъявляются высокие требования.

Любые кадровые решения на предприятии должны быть обозначены во внутренней служебной переписке. Изучая подобные документы, можно делать выводы о деятельности кадровой службы и других подразделений.

В эту категорию входят все виды объяснительных записок от сотрудников, которые необходимы для возложения на провинившегося работника дисциплинарной ответственности, а также запросы о поощрении сотрудников, которые отправляются руководителю предприятия от начальников подразделений и участков.

Еще одним важным видом кадровой документации являются журналы регистрации и учета сотрудников.

В этот широкий перечень входят журнал регистрации приказов о приеме, увольнении или переводе работников, журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска, журнал регистрации служебных заданий, журнал регистрации приказов о командировках работников. И это еще далеко не самый полный перечень подобной документации.

Нельзя однозначно сказать, что все вышеперечисленные группы документов являются обязательными к заполнению и учету. Без многих из них действительно просто не обойтись в ходе ведения деятельности. Некоторые являются рекомендованными. А есть и такие, ведение которых во многом зависит от специфики деятельности самой компании.

Источник: https://class365.ru/blanki-dokumentov/kadrovye

Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Совет

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector