Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Кадровый учет – пошагово с нуля, ведение, с чего начть, в организации, восстановление

Сегодня для процедура приема на работу сотрудников вне зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия регламентируется действующими законодательными нормами.

При этом необходимо помнить о том, что все подобного типа процедуры регламентируются законодательными нормами. Какие-либо отклонения от них попросту не допустимы.

В случае обнаружения контролирующими органами каких-либо нарушений возможно наложение достаточно серьезных взысканий.

Обратите внимание

Во избежание возникновения всевозможных сложностей было разработано специальное программно обеспечение. Оно позволяет автоматизировать кадровый учет, избежать различных ошибок, недочетов.

Сегодня процесс кадрового учета регламентируется на законодательном уровне. Именно поэтому на каждом крупном предприятии, где количество работников достаточно велико, обычно формируется кадровый отдел.

Его сотрудники обязаны осуществлять оформление документации в соответствии с установленными нормами.

Причем если отдельная документация унифицирована и должна составляться в соответствии с образцами, иная формируется на предприятии.

Именно поэтому необходимо будет заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами:

  • что это такое?
  • с какой целью осуществляется?
  • правовое регулирование.

Что это такое?

Прежде, чем приступить к организации кадрового учета на каком-либо предприятии, необходимо будет обязательно ознакомиться с определением данного понятия. Так как только так возможно будет избежать основных ошибок.

Под термином «кадровый учет» понимается учет движения сотрудников, работников, состоящих на различных должностях.

При этом подобного рода учет должен вестись не только у юридических лиц, но также у индивидуальных предпринимателей.

Кадровый учет в обязательном порядке подразумевает следующие моменты:

Причем в зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия учет будет иметь различные особенности.

Сегодня помимо общепринятых нормативных документов, которые регламентируют процедуру учета, имеются специализированные. Действие их распространяется на предприятия, ведущие деятельность в определенных сферах.

Например, муниципальные организации, иные. Особенно важно быть внимательным при ведении кадрового учета государственных служащих.

С какой целью осуществляется

Кадровый учет с нуля пошагово изучить будет достаточно проблематично. Но если руководитель в дальнейшем планирует принимать большое количество работников, то ему стоит уделить этому моменту внимание.

Грамотно организованный кадровый учет позволяет одновременно решать сразу большое количество самых разных задач. Основные цели ведения кадрового учета различаются в зависимости от сферы деятельности.

Но возможно сформулировать основные задачи, решение которых необходимо во всех без исключения организациях:

Составление и последующее редактирование С учетом законодательных норм и пожеланий руководителей штатного расписания
Учет обработанного табельного времени, а также его контроль С целью избегания нарушения действующих законодательных норм
Осуществление персонифицированного учета В соответствии с действующими законодательными нормами
Формирование трудовых договоров Дополнительных распоряжение и различных приказов (о приеме на работу, увольнении, поощрении и других)
Ведение документации в соответствии с законодательными нормами личных дел; персональных карточек; личных карточек (по форме №Т-2); трудовых книжек;больничных листов
Подбор сотрудников с учетом их личных качеств Анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами
Оформление дополнительной документации в определенных ситуациях справок о самом факте трудоустройстве;копий трудовых книжек – заверенных соответствующим образом
Составление графика отпусков В соответствии с действующими законодательными нормами, а также его последующее по необходимости редактирование
Сбор, составление всех документов Требуемых для назначения пенсии вышедшим на неё сотрудникам
Ведение воинского учета Данный момент регламентируется законодательными нормами, строго обязателен для осуществления

Если же по какой-то причине работодатель самостоятельно заниматься подобной деятельностью не желает и в то же время собственный отдел организовывать не спешит, можно воспользоваться услугами кадрового учета.

Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация.

Правовое регулирование

Важно помнить о большом количестве нормативных документов, которые регламентируют ведение кадрового учета. Важно помнить о большом количестве самых разных нюансов, непосредственно связанных с ведением учета.

К основополагающим нормативно-правовым документам, связанным с подобного рода деятельностью, сегодня можно отнести следующее:

Особое внимание важно уделить именно различного рода ГОСТам, а также всевозможным унифицированным системам.

На данный момент основополагающим документом, регламентирующим процесс ведения трудовой, являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек».

Утверждены Постановлением Правительства РФ №255 от 16.04.03 г. Изучить все нормативные документы, касающиеся кадрового учета, достаточно сложно.

Важно

Особенно если дело касается предприятия, одновременно работающего в нескольких различных направлениях. В таком случае желательно будет избежать ручного оформления.

Одним из самых востребованных и качественных программ сегодня делаются в 1С. Данная структура предлагает своим клиентам обширный перечень автоматизированных программ для производства.

Как вести учет кадров в организации ↑

Осуществлять учет кадров в организации необходимо в соответствии с действующими нормативными документами. Отклонения от установленных законодательством норм не допускается.

Но у большинства впервые столкнувшихся с необходимостью ведения подобного учета граждан возникают сложности. Именно поэтому стоит заранее рассмотреть вопросы:

  • с чего начать;
  • какие нужны документы;
  • обязательные журналы в кадровом делопроизводстве (образцы).

С чего начать

Самое сложное в постановке кадрового дела на сегодняшний день – самое начало. Первое, чем необходимо будет заняться сотруднику или непосредственно руководителю при постановке в нуля – оформление документации.

Необходимо будет организовать соответствующим образом документооборот. Необходимо будет осуществить следующие действия:

  • разработать все требуемые обязательно на предприятии нормативные локальные каты:
  • разрабатывается персональное штатное расписание для каждой отдельной штатной единицы;
  • формируется штатная расстановка;
  • подготавливаются типовые или же специализированные трудовые договора, а также соглашения о материальной ответственности;
  • подготовка табеля форм по личному составу;
  • оформляется личная карточка работника – по форме №Т-2;
  • разрабатываются личные бланки-заявления для работников;
  • подготавливаются различного рода внутренние типовые приказы (о возложении обязанностей по ведению воинского учета, а также трудовых).

При этом следует помнить, что оформление всех кадровых событий должно осуществляться обязательно при использовании первичной документации.

Перечень её отражается в соответствующих разделах нормативно-правовой документации. Образы важно рассмотреть заранее.

При возможности и отсутствии автоматизированной системы ведения учета необходимо будет скачать образцы всех необходимых документов из интернета. Важно пользоваться авторитетными источникам.

Какие нужны документы

Сегодня при ведении кадрового учета необходимо будет составить очень большое количество самых разных документов. Но при существует перечень, которые следует оформить в первую очередь.

Такие документы называются «первичными». В этот перечень на сегодняшний день входит следующее (все они пронумерованы соответствующим образом):

№Т-1 Приказ о приеме сотрудника (одного) на работу
№Т-1а Приказ о приеме сотрудников (нескольких сразу) на работу
№Т-2 Образец оформления личной карточки конкретного сотрудника
№Т-2ГС (МС) Необходимо оформлять в случае, если трудоустройство осуществляется муниципального (государственного) служащего
№Т-3 Представляет собой образец штатного расписания
№Т-4 Необходимо составлять для научного/педагогического сотрудника
№Т-5 Формат приказа, оформляемого в случае необходимости перевода на другую работу конкретного сотрудника
№Т-5а Приказ, оформляемый в случае перевода сразу нескольких работников на другую работу
№Т-6 Такое распоряжение оформляется при предоставлении отпуска
№Т-6а Если предоставляется отпуск одновременно сразу нескольким работникам
№Т-7 Представляет собой график отпусков
№Т-8 Приказ, оформляемый в случае прекращения действия трудового соглашения
№Т-8а Если необходимо будет осуществить процедуру увольнения
№Т-9 Требуется составлять при отправке работника в командировку
№Т-9а Если необходима отправка в командировку
№Т-10 Формируется командировочное удостоверение
№Т-10а Представляет собой унифицированный формат служебного задания, включает в себя отчет (если подобное необходимо в конкретном случае)
№Т-11 Если необходимо осуществить поощрение работника
№Т-11а Поощрение сразу двух или же большего количества различных работников
№Т-12 Документ учета рабочего времени, формат вычислений
№Т-13 Как составляется табель ведения учета рабочего времени

Перечень форматов различного рода учетной документации включает в себя не один десяток различного рода документов.

Потому следует быть особенно осторожным при их оформлении. Велика вероятность допущения различного рода ошибок.

Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве

Сегодня существует некоторый перечень журналов, которые необходимо обязательно вести в кадровом делопроизводстве.

Также существует перечень журналов, наличие которых обязательно. Но формат их может выбираться в соответствии с действующими законодательными нормами.

В перечень обязательных для ведения кадровых журналов на сегодняшний день входят следующие:

Полный перечень всех обязательных журналов отражается в законодательстве. Образцы составления можно разыскать в интернете.

Часто задаваемые вопросы ↑

Постановка с нуля кадрового учета на сегодняшний день имеет большое количество самых разных особенностей и нюансов.

Важно заранее рассмотреть следующие вопросы:

  • порядок восстановления;
  • нюансы у ИП с наемными работниками;
  • кто ведет на малом предприятии.

Порядок восстановления

Сам порядок восстановления учета не отражается в законодательстве. Но обычно подобная процедура включает в себя следующие основные этапы:

  • изучается действующие нормативные документы;
  • определяется перечень всех необходимых документов;
  • составляется прогноз дальнейшей деятельности предприятия;
  • определяются лица, отвечающие за документы;
  • формируется штатное расписание;
  • проводится проверка правильности оформления работника;
  • удостоверяемся, что все совмещения, кадровые перестановки оформлены соответствующим образом;
  • проверяется вопрос оформления увольнений (как прошлых, так и текущих);
  • устанавливается законность «рабочего времени» на конкретном предприятии.

Нюансы у ИП с наемными работниками

Процедура кадрового учета наемных работников у ИП осуществляется стандартным образом.

Заключение соглашения осуществляется в несколько основных этапов:

  • получение всех необходимых в данном случае документов;
  • осуществляется оформление заявления о приеме на работу;
  • составляется/подписывается сторонами договор;
  • составляется приказ о приеме на работу;
  • заводится личная карточка сотрудника;
  • вносится соответствующая запись в трудовую.

Кто ведет на малом предприятии

Обычно для ведения учета рассматриваемого типа нанимается специальный персонал. Но на малых предприятиях вести учет может также самостоятельно руководитель. Этот момент законодательством не устанавливается.

Порядок ведения кадрового учета на предприятии имеет множество различных особенностей и нюансов.

Потому стоит рассмотреть их заранее. Только так можно будет избежать всевозможных проблем, иных затруднений.

Читайте также:  Что включает в себя налоговое администрирование?

Источник: http://buhonline24.ru/kadry/kadrovyj-uchet.html

Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровый учет на предприятии

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

  • приема сотрудников;
  • увольнения;
  • горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
  • командировок;
  • больничных листов;
  • табеля рабочего времени;
  • отпусков (любого вида — ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
  • личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

  • ведение воинского учета;
  • регламентация трудовых отношений;
  • создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
  • организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

Отдел кадров в организации

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Передать ведение в руки специалиста, которого посоветовали

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Недостатки: все-таки необязательно рекомендации себя оправдают. А также руководителей иногда смущает тот факт, что подобный специалист не несет ответственности за свои ошибки и, вообще, в целом ни за что не отвечает.

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа — это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

  • Обязанности кадровикаУчет кадров компании с оформлением первичной документации (личное дело и листок, приложение к личному листку). Ведение личного дела.
  • Устройство на работу, перевод, а также увольнение работников предприятия согласно Трудовому законодательству, положениям, распоряжениям и приказам работодателя.
  • Подготовка нужных материалов для различных комиссий и т. п.
  • Работа с трудовыми книжками. Внесение в них записей, ведение учета и организация хранения.
  • Вычисление трудового стажа.
  • Оформление командировок.
  • Разработка штатного расписания.
  • Составление и выдача справок о рабочей деятельности сотрудников в настоящее и прошлое время.
  • Учет отпусков любого характера. Составление и контроль соблюдения графика предоставляемых очередных отпусков.
  • Заполнение и регистрация больничных листов.
  • Составление должностных правил и инструкций.
  • Разработка нормативов по охране труда.
  • Ведение воинского учета.
  • Выдача и составление официальных бумаг, нужных для оформления пенсий, компенсаций и льгот.
  • Изучение факторов, влияющих на текучесть кадров. Участие в разработке и забота об исполнении мер, устраняющих эту проблему.
  • Оценка основных возможных рисков (контроль соблюдения трудовых прав).
  • Подготовка документации к сдаче в архив.
  • Контроль соблюдения обязательных правил поведения, определенных ТК РФ и различными нормативными актами.
  • Составление и предоставление необходимой отчетности.

Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

Кадровый учет: какие документы необходимы?

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

  • распорядительные (приказы личные и производственные);
  • подтверждающие трудовую деятельность;
  • информационно-расчетные;
  • внутренняя переписка;
  • журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

  • Документы кадрового учетаконцепция о защите данных;
  • расписание штатное;
  • книга (журнал) регистрации трудовых книжек и вкладышей плюс сами трудовые книжки;
  • график отпусков;
  • трудовые контракты, соглашения, договоры;
  • должностные инструкции (не регламентируются, но являются неотъемлемой частью трудовых отношений и обязательно составляются, если обязанности не прописаны в трудовом контракте);
  • приказы (прием, увольнение, перевод, о предоставлении отпуска и т. п.);
  • заявления на отпуск без содержания;
  • личные карточки;
  • инструкции по охране труда;
  • журнал инструктажа;
  • договоры материальной ответственности;
  • табель учета РВ (рабочего времени).

Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

  • статьей или разделом Трудового кодекса;
  • постановлением Госкомстата;
  • Федеральным Законом и другими положениями.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика — своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно — не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.

Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу.

Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

Автоматизация учета — 1С: преимущества работы с программой

Вести кадровый учет, тем более в крупной компании — это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

Ведение кадрового учета в 1С

При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

  • показатель текучести кадров;
  • статистика по персоналу;
  • движение работников и т. п.

Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров.

Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения.

А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

Заключение

Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

  • Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
  • Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
  • Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
  • Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
  • Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

Кадровый учет — это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

Читайте также!  Сроки сдачи и образцы формы СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Источник: https://vesbiz.ru/dokumenty/kadrovyj-uchet.html

5 принципов организации кадрового учета на предприятии

Кто ведет кадровый учет?

Читайте также:  На что обратить внимание при выплате физлицам сумм по решению суда

Чтобы учет всей первичной документации велся на соответствующем уровне, необходима слаженная работа кадрового отдела, от которой зависят многие рабочие процессы предприятия.

Что такое кадровый учет

Это ведение всей первичной документации, связанной с учетом средств и передвижением персонала.

От эффективности его построения зависят своевременные выплаты, правильность формирования документации и течение прочих процессов производства.

Необходим учетный процесс кадров для реализации следующих целей:

  • Правильно распределять работников по процессам;
  • Выявлять незадействованные ресурсы;
  • Своевременно решать все проблематичные вопросы с персоналом.

Как правильно организовать кадровый учет на предприятии вы узнаете в этом видео:

Какие вопросы решает отдел кадров

Вообще все вопросы относительно работы персонала решает кадровый отдел:

  • Прием и увольнение;
  • Оформление отпусков и выплат, связанных с ним;
  • Начисление поощрений и премий также в их компетенции;
  • Формирование штатного расписания. Тут вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания;
  • Внесение изменений в рабочий график;
  • Прочие рабочие моменты штата.

Особенности кадрового учета

На предприятии каждый этап работы отдела кадров выполняется согласно нормативным актам, условно все виды работ можно разделить на следующие:

  • Порядок составления и ведения документации по кадрам;
  • Оформление нетрудоспособности;
  • Подготовка документов к архивированию;
  • Ведение воинского учета в организации;
  • Хранение персональных данных каждого из коллектива;
  • Начисление страховых взносов.

Весь кадровый документооборот доступно разделить на две ветки:

  • По личному составу – личные карточки и все приказы, связанные с каждым работником индивидуально;
  • По управлению персоналом – правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчеты по численности работников.

Отсюда вытекает, что основными документами являются:

  • Коллективный договор для решения ситуаций, прописанных в нем;
  • Должностная инструкция, если часть обязанностей не указана в договоре;
  • Положения о зарплате и премирования для решений спорных ситуаций, связанных с выплатами;
  • Прочие положения, имеющие отношение к регулированию жизни предприятия.

Как правильно организовать кадровый учет?

Организация кадрового учета на фирме

Чтобы начать весь процесс учета делопроизводства необходимо изначально сделать примерный набросок плана работы:

  1. Перед его составлением следует изучить всю нормативную документацию.
  2. После чего берутся учредительные документы у руководителя и изучаются, они все должны соответствовать реальным бумагам.
  3. Далее происходит подготовка документооборота с учетом пожеланий руководителя для создания папки по необязательным бумагам.
  4. После чего происходит само формирование документации:
  • Изначально составляются все документы относительно руководителя;

Важно: это должностное лицо определяют посредством конкурса или на общем собрании соучредителей.

  • После чего идет очередь штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка;
  • Разрабатывается форма трудового договора, обязательная к подписанию с каждым работником организации;
  • Происходит подготовка остальных необходимых документов и бумаг;
  • Определяется лицо, ответственное за трудовые книжки – на первых этапах формирования кадрового учета и предприятия приемом и оформлением работников занимается руководитель самостоятельно, исходя из этого, необходимо составить приказ об ответственности директора за прием и сохранность документов;

Важно: только после официального определения ответственного лица начинается оформление работников.

  • Необходимо обеспечить хранение и применение кадровых бумаг.

После принятия на работу кадрового сотрудника, всей рутиной по документообороту занимается он – ведение табеля учета рабочего времени, графика отпусков, документальное передвижение людей на предприятии и прочее.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Какие документы относятся к кадровым?

Основная документация и ее оформление

Кадровый работник использует ряд необходимых бумаг для грамотного руководства персоналом:

  • Различного рода приказы о передвижении сотрудников – прием, увольнение, отпуск, командировка и прочие;
  • Штатное расписание, которое обязательно должно совпадать с пунктами о рабочем графике в основном трудовом договоре, в противном случае это будет нарушение договора и приведет к штрафным санкциям;
  • Табель учета рабочего времени;
  • Трудовые книжки, которые хранятся на предприятии в течение всего периода действия подписанного соглашения, эти документы принадлежат к строгой отчетности, так что каждая фиксируется в специальном журнале, а хранение осуществляется в специальном сейфе;
  • Правила внутреннего распорядка;
  • Трудовые договора, являются свидетельством заключения трудовых отношений, они составляются с каждым сотрудником индивидуально, на их основании сотрудник официально трудиться согласно пунктам, перечисленным в документе;
  • Приложения к договорам составляются по каждому случаю внесения изменений в основные пункты трудовых соглашений;
  • График отпусков формируется ежегодно за 2 недели до окончания года, каждый сотрудник должен с ним ознакомиться, формировать данный документ необходимо грамотно со знанием тонкостей производства, чтобы одновременный отдых 2 – 3 человек не нарушал весь процесс деятельности предприятия;
  • Личное дело – обязательно открывается папка для каждого сотрудника, сюда помещается личная карточка, лицевой счет, все подписанные работником приказы руководителя, его заявления и прочие документы, формирующие хронологию действий работника. Данный документ имеет отношение к учетной документации, формируется она в виде папок и журналов, которые прошиваются, на них наклеивается белый квадрат для указания основных реквизитов;
  • Должностные инструкции с подробным указанием на права и обязанности работников;
  • Положение по оплате труда и премированию является основанием для начисления выплат работникам. По каким правилам оформляется положение о премировании и материальном стимулировании работников ООО читайте в этой статье.

Кроме этого формируется еще много документов, которыми заведует сотрудник отдела кадров.

Кто имеет отношение к ведению документов

Обычно на крупных предприятиях существует отдел кадров, который и ведет всю документацию, а также упорядочивает ее.

Автоматизация кадрового учета

Использование различных компьютерных программ по ведению учета значительно облегчает процесс, в данный момент их достаточно много.

Конечно, актуальная, это «1С: Предприятие», которая позволяет автоматически печать документы, и автоматизировать весь процесс, но существует и ряд других программ, которые гораздо моложе и прогрессивнее.

Кадровое администрирование и кадровый учет.

Нюансы у ИП и ООО

При принятии работника на предприятие и ввода кадрового учета, каждая форма хозяйствования имеет свои особенности, к примеру, ИП при первичном приеме работника обязательно должны стать на учет в статусе работодателя:

  • В ФСС – 10 дней с момента приема первого работника;
  • В ПФР – в течение месяца с момента приема работника.

Если превысить это количество дней для оформления, предприятие ожидают штрафные санкции.

При этом руководитель обязан получать роспись от работников за ознакомление с нормативными документами, для этого целесообразно заводить журнал.

Санкции за отсутствие кадрового учета

Важно: предприниматель, работающий сам на себя, имеет право не заводить учет кадров.

Если отсутствует кадровый учет на предприятии или в организации предусмотрен штраф:

  • Для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей;
  • Для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме этого работу предприятия могут приостановить на 90 дней. Если предусматривается проверка, то:

  • Она не может быть неожиданной, о ней предупреждают за 3 суток;
  • Проводиться она также ограниченное время – 20 дней;
  • Выездная комиссия должна осуществляться только с участием руководителя.

Заключение

Кадровый учет, согласно действующему законодательству, является неотъемлемой частью любого бизнес-процесса, недопустимо осуществление деятельности предприятия, в котором работают штатные сотрудники без подобного учета, так как каждое сотрудничество должно закрепляться нормативными актами с фиксированием любых в нем изменений.

Правила организации и ведения кадрового учета – смотрите тут:

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/kadrovyjj-uchet/organizacija-kadrovogo-ucheta.html

Установление кадрового учета на предприятии с нуля

Кадровый учет должен вестись на любом предприятии в независимости от формы собственности и количества сотрудников. На ведение кадрового делопроизводства не влияет количество персонала.

Ко всем организациям предъявляются одинаковые требования, основанные в первую очередь на Трудовом Кодексе РФ.

Поэтому компании, только прошедшие регистрацию, должны хорошо ориентироваться в трудовом праве и квалифицированно вести делопроизводство.

Для чего он нужен

Ни одно, даже самое высоко технологичное предприятие не может обойтись без работников. Следовательно, их передвижение необходимо контролировать. Организация квалифицированного контроля над штатным составом предприятия – одна из основных задач руководителя.

Кадровый учет – это набор процедур, организационных моментов, связанных с мониторингом любых действий персонала предприятия. Такое делопроизводство позволяет четко регламентировать любые взаимоотношения между нанимателем и трудящимися организации.

Любое передвижение трудящихся внутри организации должно быть задокументировано. Штатное делопроизводство обеспечивает правовую регистрацию трудовых взаимоотношений между организацией и ее работниками.

Российское законодательство обязывает вести контроль персонала на каждом предприятии. В зависимости от количества штатных сотрудников в организации может работать один кадровик или целый отдел.

Также количество менеджеров по персоналу зависит от специфики работы компании.

Совет

Предприятия с вредными, опасными условиями труда, требуют более громоздкого учета, следовательно, кадровиков в штате будет больше.

Если не вдавятся в мелкие нюансы, обобщенно кадровый учет решает следующие задачи:

  1. Формирование личных дел, учетных карточек личного состава организации.
  2. Оформление приказов или других необходимых документов представляемых в расчетный отдел для начисления заработной платы, премии, различных бонусов и поощрений.
  3. Контроль над соблюдением рабочего графика, контроль фактически отработанного работником времени с составлением табеля.
  4. Формирование штатного расписания компании.
  5. Заполнение листков нетрудоспособности.
  6. Оформление и предоставление периодической отчетности в налоговые и другие органы.
  7. Составление приказов, связанных с любым перемещением сотрудников: прием на работу, увольнение и другое.
  8. Выдача справок, заявлений по месту требования.
  9. Формирование графика отпусков, контроль над их соблюдением.
  10. Подготовка и участие в аттестации трудящихся.
  11. Ведение кадрового документооборота в соответствии с существующим законодательством.

Каждая организация имеет право наделять сотрудников отдела по работе с персоналом определенными полномочиями. Функциональные обязанности могут отличаться в зависимости от количественного состава и особенностей деятельности компании.

Пошаговая инструкция организации учета с нуля

При организации предприятия перед его ответственными сотрудниками стоит сложная задача – налаживание рабочего процесса, вместе с ним и всего необходимого документооборота.

Это во многом зависит от квалификации персонала. Следовательно, на должность лица, ответственного за кадровый учет, должен назначаться человек хорошо знакомый с российским трудовым законодательством, имеющий опыт подобной работы.

Читайте также:  В 2019 году ндфл-агенты перейдут на ежеквартальную отчетность

На первоначальном этапе, совместно с руководителем компании нужно определиться со списком необязательной, но необходимой для работы, документации.

Перед составлением плана действий по организации документооборота, менеджер по персоналу или другое ответственное за работу со штатными единицами лицо, должен изучить действующую на данный момент нормативную базу и учредительные документы предприятия. Вся кадровая документация оформляется в соответствии с ними.

Пошаговая инструкция формирования кадрового учета с нуля имеет следующие этапы:

  1. Прием на работу руководителя. Этот пункт первый, потому что все правила трудового распорядка, контракты, штатное расписание и прочие обязательные документы должны подписываться ответственным лицом, которым является директор или уполномоченный им орган.
  2. Затем необходимо сформировать правила внутреннего распорядка.
  3. На третьем этапе комплектуется штатное расписание.
  4. В соответствии с российским законодательством оформляются образец трудового контракта.
  5. Перед приемом на работу персонала необходимо разработать согласие работника на предоставление персональных данных, а также положение об их защите.
  6. Официальное оформление работников, путем заключения контрактов.
  7. Разработка приказов о материальной ответственности, положений об охране труда и прочей документация.

После принятия в штат всех сотрудников, отдел кадров начинает работать в обычном режиме. Основное правило – любое событие, связанное с рабочими взаимоотношениями оформляется первичной документацией.

Правила составления, оформления, подписания документов регламентируются внутренними инструкциями предприятия. За все делопроизводство, связанное с личным составом, несет ответственность менеджер по персоналу либо другой сотрудник, на которого возлагаются функции по ведению кадрового документооборота.

Читайте статью:   Образец договора аренды транспортного средства с экипажем

Необходимые документы

Для организации штатного контроля необходимо ведение документации по учету персонала. Это совокупность приказов, служебных записок и прочего, фиксирующих все рабочие взаимоотношения внутри компании между администрацией и трудящимися.

Правовой контроль личного состава обеспечивает юридическое оформление и закрепление трудовых взаимоотношений между работодателем и персоналом.

Законодательно не запрещено оформление на предприятии внутренних документов для удобства работы со штатом. Их объем и оформление зависит от специфики работы учреждения.

Существует перечень рекомендованных, но не обязательных для использования документов.

На законодательном уровне требуется обязательное ведение следующих нормативных актов:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют оформление всех трудовых отношений внутри организации: прием и увольнение, заключение трудовых договоров, решение споров. Опираясь на него, формируются должностные обязанности трудящихся, их рабочий график с четко указанным временем работы и перерыва. Наличие правил обязательно по КЗОТу;
  • штатное расписание. Устанавливает численность персонала, отражает структуру предприятия. В нем перечислены все имеющиеся должности и соответствующие оклады и надбавки. Из штатного расписания можно получить информацию об имеющихся вакансиях. Расписание вступает в силу после подписания руководителем или уполномоченным им органом;
  • трудовой договор. Данный документ четко определяет все трудовые взаимоотношения между нанимателем и штатными единицами. В нем четко прописываются должностные обязанности работника, права и обязанности сторон и общие положения. Содержание трудового контракта должно полностью соответствовать требованиям ТК РФ ст. 56;
  • личные карточки. Данный документ отражает всю информацию о сотруднике. Его можно еще назвать личным делом. Четких законодательных установок о правилах ведения личных дел нет. Главное, что в карточку должна вноситься вся информация о передвижении, отпуске, поощрениях трудящегося и тому подобное. Дело формируется за счет анкетных данных, фотографий и копий сопроводительных документов;
  • приказы, связанные с приемом, увольнением или переводом на другую работу, предоставлением отпуска;
  • график отпусков. Составляется с учетом пожелания сотрудников, мнения профсоюзной организации и прав, имеющихся у отдельных категорий трудящихся;
  • табель учета рабочего времени. Оформляется для контроля за фактически отработанным временем каждого сотрудника. Особенно он актуален для работников с гибким графиком;
  • трудовые книжки. В них фиксируется общий рабочий стаж человека. В соответствии со ст. 66 ТК РФ, она должна предъявляется трудящимся при преступлении на работу. Трудовые книжки хранятся и заполняются в соответствии с Инструкцией, утвержденной Министерством Труда РФ;
  • приказы по охране труда;
  • положение о защите персональных данных. Данное требование закона очень часто нарушается работодателем. Обязательное наличие положения определено в федеральном законодательстве и трудовом кодексе.

К ведению, заполнению и хранению всей кадровой документации необходимо походить ответственно.

За отсутствие обязательных документов или их неправильное ведение предусмотрена административная ответственность. Сумма штрафа для юридических лиц может достигнуть 50 тысяч рублей.

Восстановление кадрового учета

Не всегда получается вести кадровую документацию надлежащим образом. Причин этому несколько:

  • отсутствие квалифицированного сотрудника по контролю за персоналом;
  • в организации не была сформирована кадровая служба, а сотрудник, которому дали в «нагрузку» кадровое делопроизводство, физически не справился с возложенными обязанностями;
  • руководство компании не уделяло данному отделу должного внимания и тому подобные причины.

Если кадровый учет в запущенном состоянии его можно восстановить. Чем более долгий период не велась нормальная работа, тем тяжелее это будет сделать.  Для начала, нужно найти опытного, ответственного работника, хорошо знающего российское трудовое законодательство.

Восстановление проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение имеющихся документов и сортировка их по подразделениям и хронологии. Анализ стоит начинать с уставной документации с момента открытия компании, затем следует проверить непосредственно кадровую документацию.
  2. Исследуется наличие обязательных для ведения учета документов.
  3. Проверка содержания имеющейся документации. Начинать следует с трудовых книжек. В них обязательно должна быть сделана запись о начале трудовых отношений.
  4. Проводится анализ соответствия содержимого штатного расписания, трудовых договоров и ведомостей по расчету заработной платы. Проводился ли расчет на основании табеля учета рабочего времени.
  5. Изучение правильного заполнения табелей. Есть ли все необходимые служебные записки на работы в праздничные или выходные дни, получено ли согласие от сотрудника, согласованы ли данные действия с профсоюзной организацией.
  6. Проверка графика отпусков и отражения его в табельном учете.
  7. Анализ штатного расписания. Любое изменение в профессиях, надбавках, вакансиях должно отражаться новым штатным расписанием.
  8. Приступаем к изучению наличия трудовых договоров, приказов и прочих документов.
  9. Составляем поэтапный план восстановления документов. Приступаем к восстановлению.

Читайте статью:   Как получить налоговый вычет на протезирование зубов?

Работник, назначенный на такой сложный участок, должен после изучения состояния документации принять дела. На этом этапе он описывает, какие конкретно документы и в каком состоянии им приняты. Только после этого начинается восстановление.

Начинать следует с восстановления трудовых договоров. Бывает тяжело объяснить сотрудникам необходимость подписания контрактов, приказов «задним числом», еще тяжелее пригласить в компанию уже не работающего сотрудника для дооформления документов.

Обратите внимание

Хронология событий имеет важное значение в кадровом учете. Можно попробовать заключить трудовой контракт с текущей даты, и указать в нем фактическую дату приемки на работу. Но трудовая инспекция, такой документ не посчитает верно оформленным.

Поэтому во избежание наложения существенных штрафов оформление кадровой документации необходимо заниматься своевременно.

Нужен ли для малых организаций

На любом предприятии, даже имеющем в своем составе всего одного наемного сотрудника необходим контроль за персоналом.

В независимости от формы налогообложения, вида деятельности или специфики производства должен присутствовать человек, отвечающий за полноту и правильность оформления учетной документации.

Это требование российского трудового законодательства распространяется на индивидуальных предпринимателей (ИП).

То есть, если в штате появляется наемный сотрудник, у индивидуального предпринимателя возникает необходимость в ведении кадрового учета. Если ИП, осуществляет свою деятельность самостоятельно, кадровый учет не нужен.

Руководитель вправе самостоятельно выбрать способ осуществления контроля:

  • собственными силами. Для этого нанимается специалист соответствующей квалификации;
  • привлечение сторонних организаций, предоставляющих услуги аутсорсинга;
  • использование платных интернет-сервисов.

За ненадлежащую регистрацию штатного состава ИП может понести как административную, так и уголовную ответственность.

Список обязательных для ведения документов одинаков как для индивидуального предпринимателя, так и для юридического лица.

Отличия появляются, когда ИП становиться работодателем впервые. Он обязан зарегистрироваться в территориальных органах:

  • в Пенсионном фонде в течение 30 дней с момента появления первого сотрудника;
  • в фонде социального страхования в течение 10 дней.

Неисполнение данного требования влечет за собой серьезные штрафные санкции со стороны проверяющих органов.

Программы, помогающие вести кадровый учет

Если в штате всего один наемный работник, кадровый учет не представляет ничего сложного. Законодательство не ограничивает штатную численность трудящихся у индивидуального предпринимателя. Поэтому с расширением бизнеса понадобится автоматизация рабочего процесса.

Важно

Предприниматель вправе самостоятельно выбирать специальную программу. В последнее время наибольшее распространение получило программное обеспечение «1С: Зарплата и Кадры». Оно помогает автоматизировать не только кадровое делопроизводство, но и облегчает ведение бухгалтерии.

Кроме данной программы предприниматель может воспользоваться следующими платформами для автоматизации работы с персоналом:

  • Корс-Кадры;
  • Кадры Плюс;
  • Отдел Кадров;
  • Сотрудники предприятия и прочие.

Программ разработано множество. Одни платные, но позволяют использовать смотровые версии для ознакомления, другие совершенно бесплатны, но имеют ряд ограничений. Существуют некоторые программы в «облаке», использование которых, требует ежемесячной оплаты.

Стоит учесть, что ни одна программа не снимает ответственности за правильное оформление и заполнение документов. Программное обеспечение позволяет упростить работу и предоставляет шаблоны большинства необходимых документов.

Кадровый учет имеет большое значение для функционирования любой организации. Он позволяет четко отследить хронологию любых рабочих событий, защитить права, как сотрудников, так и администрации компании. Кадровая служба – это лицо предприятия, по работе, которой судят о деятельности компании в целом.

В данном видео наглядная и подробная инструкция о том, как пошагово организовать кадровый учет в организации.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Источник: https://investim.info/ustanovlenie-kadrovogo-ucheta-na-predpriyatii-s-nulya/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector