Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

В какой срок нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Перерасход по авансовому отчету

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ).

Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет.

Обратите внимание

При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия.

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы. Авансовый отчет

Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

Подотчетные суммы отражаются в балансе на Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход.

По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу.

Учет всех сумм ведется в журнале-ордере.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным.

И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;

  1. со дня выхода сотрудника на работу. Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни.

Компенсация расходов по авансовому отчету

В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.Что это такоеОтчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

К ним относятся:

  • , слипы.
  • Контрольно-кассовые, товарные чеки.
  • .
  • Другие документы.
  • .
  • Проездные билеты.
  • Документы, подтверждающие аренду жилья.
  • Копия заграничного паспорта с отметкой о пересечении границы.

Решение о возврате излишне потраченной суммы денег принимает руководитель предприятия. Отдельно стоит упомянуть о налогообложении доходов. Исходя из положений расходы на командировки не облагаются .

Основанием для освобождения от налогообложения являются оправдательные документы. При отсутствии документов, например, по освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм.

Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами.

Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица.

По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.

  1. Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету
  2. Часто задаваемые вопросы
  3. Общие сведения

При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы.

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового?

Обоснованно ли такое требование бухгалтерии? Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Важно

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.

Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами). Требования бухгалтерии к АО таковы:

  1. каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  2. отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  3. соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы.

Срок возмещения по авансовому отчету работнику

Правовое обоснование: Согласно ч.

1 ст.

129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

В соответствии со ст. Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств.

Источник: http://domprava76.ru/v-kakoj-srok-nuzhno-vydat-pererashod-po-avansovomu-otchetu-81741/

Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц

Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц

Один из злободневных вопросов — в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет.

Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии). Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя.

В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Важно

Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия. Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена.

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ). Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ). Как именно осуществляется выдача? Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств.

Получить деньги можно через кассу предприятия. При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода.

При составлении РКО, кроме основных реквизитов предприятия необходимо дополнительно внести следующие записи: Строка «Основание» Возмещение перерасхода согласно с авансовым отчетом Строка «Приложение» Название и реквизиты прилагаемых к ордеру документов, одним из которых может быть авансовый отчет Альтернативным вариантом является зачисление денег на заработную карту сотрудника.

Решение об изменении способа выдачи денег принимает работодатель.

Компенсация расходов по авансовому отчету

Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.

Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ, в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица.

Внимание

По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.

  • Общие сведения
  • Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету
  • Часто задаваемые вопросы

При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы. Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы.

Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Важно

В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

Читайте также:  Можно ли за счет средств фсс возместить пособие, если больничный лист утрачен?

Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4

Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно? Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии? Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО.

Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.
Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует.

1 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. 3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.). Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так. 31 марта: Дебет 71 Кредит 50– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой. 1 апреля: Дебет 10 Кредит 71– 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.

) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей; Дебет 19 Кредит 71– 320 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам; Дебет 91-2 Кредит 19– 320 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации. 3 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 100 руб.

Совет

Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы.

Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.). В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.

Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию.

В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.

В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем.

Проанализируем обратную ситуацию.

Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности? Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.

Источник: http://advant24.ru/vydacha-pererashoda-po-avansovomu-otchetu-cherez-mesyats/

Перерасход по авансовому отчету

Кроме того, на БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа (билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг такси и др.

), должна стоять печать продавца Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ) В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) должно значиться ООО «Промсервис» Счет-фактура В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться ООО «Промсервис»В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-расчетному документу…») должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» должно быть указано наименование товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Хотя возможна и общая формулировка — например, продукты питания, строительные материалы и т. д.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Документ На что обратить внимание в документах Товарный чек Чек обязательно должен содержатьп.
2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ:

  • наименование документа и дату его составления;
  • наименование организации-продавца (ф.и. о. предпринимателя);
  • перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены;
  • должность лица, оформившего документ, и его подпись

ВниманиеДокумент об оплате, выдаваемый взамен кассового чека Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также:

  • порядковый номер документа;
  • ИНН продавца;
  • фамилия и инициалы лица, оформившего документ

БСО Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии).

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

ИнфоПри отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм.
Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами.

Что это такое Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет.

Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек.

Обратите внимание

Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.
При этом использование личных денег подотчетным лицом должно найти свое отображение в авансовом отчете.

ВажноДокумент позволяет вести учет денежных средств, которые выдается работникам на производственные нужды.

Готовая инструкция для подотчетника

Квитанция к ПКО (унифицированной формы № КО-1) Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать, а также оттиск штампа, подтверждающего проведение операции (например, «Оплачено») Справка о покупке или продаже валюты Нужно проверить правильность заполнения паспортных данных.

Печать банка не обязательнап. 4.10 Инструкции ЦБ от 16.09.2010 № 136-И Договор о приобретении товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя В договоре должны быть указаны ф.
и. о.

физлица, его паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре купли-продажи — наименование покупаемого товара, в договоре возмездного оказания услуг — вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды — адрес помещения и срок арендып. 1 ст. 454, ст. 606, п. 3 ст. 607, п. 1 ст.

779 ГК РФ) Расписка физлица-непредпринимателя Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение (ссылка на договор), ф.
и. о.

Компенсация расходов по авансовому отчету

Выдача денег подотчетнику Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его заявления, на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп.

Источник: https://obd2bluetooth.ru/pererashod-po-avansovomu-otchetu/

Неверный остаток или перерасход в авансовом отчете

Заполнение документа «Аванс подотчетному лицу» в программе 1С Бухгалтерия государственного учреждения всегда вызывает много вопросов, а так-же негатива среди пользователей программы.

Связано это я бы сказал с несколько сложным механизмом ввода как самого документа «Аванс подотчетному лицу», так и документов с ним связанных.

Но, кроме вопросов связанных с вводом документа нередко появляются и вопросы непосредственно при печати документа.

И одна из самых распространенных ошибок — неправильный вывод на печать информации об остатке денежных средств у подотчетного лица, либо же перерасходе денежных средств, причем неправильно выводится как сумма предыдущего аванса, так и остаток/перерасход аванса текущего. Так в чем же причина?

Если взглянуть на счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами», то мы увидим что учет на счете ведется в разрезе целой кучи аналитических признаков. Это стандартные КПС, ИФО, КФО, а так-же несколько видов субконто. 

И одним из этих видов субконто является «Виды расчетов с подотчетными лицами», то самое субконто, которое принимает всего два значения — «Расчеты по денежным средствам и расчеты по денежным документам». И, как опять же показывает моя практика, неверный остаток или перерасход в авансовом отчете в большинстве случаев выводится именно из-за беспорядка с этим видом субконто.

И если для вас важно видеть обороты на 208 счете в разрезе этих двух показателей то придется приводить авансовые отчеты в порядок вручную. правильно проставляя значения видов расчетов с подотчетными лицами. Однако, если вам не так важен этот показатель (а в большинстве случаев это так и есть) то аналитику по видам расчетов с подотчетными лицами можно отключить.

Для того чтоб сделать это нужно зайти в пункт меню «Операции — константы». Однако, все же непосредственно перед отключением этой аналитики я рекомендую сделать копию вашей информационной базы, чтоб была возможность «вернуться назад».

Читайте также:  Вс рф: вычет на ребенка-инвалида не поглощает обычный «детский» вычет, а дополняет его

Итак, зашли в константы, далее выбираем «Настройка параметров учета — учет на счете 208.00». Все что нам нужно сделать — установить флажок в поле «Отключить разделение расчетов с подотчетными лицами на счете 208.

00″, нажать «ОК» и выждать некоторое время, необходимое для принятия изменений. 

 

Форма редактирования констант

Как правило после этих действий остаток/перерасход в авансовом отчете формируются правильно. Если же нет — попробуйте сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 208 в разрезе разных вариантов аналитики и вы непременно найдете ошибку.

Источник: http://www.1c-bgu.ru/2016/03/OstatokIliPererashodVAvansovomOtchete.html

Каков порядок возмещения по авансовому отчету? Возмещение подотчетных сумм по авансовому отчету

ГлавнаяРазноеВозмещение подотчетных сумм по авансовому отчету

Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Итоги

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно.

Совет

Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы.

Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

Важно

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.

Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

Требования бухгалтерии к АО таковы:

  • отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  • каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  • соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

Скачать форму № АО-1

Источник: https://legion-development.ru/raznoe/vozmecshenie-podotchetnyh-summ-po-avansovomu-otchetu.html

Возврат перерасхода подотчетному лицу

 В результате утверждения авансового отчета образовался перерасход подотчетных средств, связанный  с оплатой проезда.

Организация для заключения договора поставки отправила своего работника в командировку. Согласно коллективному договору компании размер суточных при командировках по Российской Федерации установлен в размере 700 руб.

 Командированному сотруднику выдан аванс в размере 20 000 руб., в т. ч. суточные в размере 3500 руб. Авансовый отчет по командировке представлен работником 15 сентября 2017 года, на сумму 25 000 руб.

 В результате утверждения авансового отчета образовался перерасход подотчетных средств, связанный  с оплатой проезда.

ВОПРОС: Как нам отразить в бухгалтерском учете операции, связанные с  перерасходом подотчетных средств?

ОТВЕТ: Ситуации, когда работник представляет авансовый отчет ровно на ту сумму, которую он получил под отчет, встречается крайне редко. Обычно сумма бывает или больше, или меньше ранее полученного аванса.

Нередко случается, когда денег, выданных работникам в подотчет, не хватает для осуществления необходимых расходов и работник доплачивает недостающую сумму из личных средств.

В такой ситуации, если работник потратил больше денег, чем ему было выдано под отчет, в авансовом отчете указывается перерасход.

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход выплачивается работнику по РКО, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Совет

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма № АО-1).

Неизрасходованные деньги, т. е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка Операция
На дату выдачи денег под отчет
Дебет 71 — Кредит 50 Работнику выданы деньги под отчет
На дату утверждения авансового отчета
Дебет 10 (08, 20, 26, 44) — Кредит 71 Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы
Дебет 50 — Кредит 71 От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег
Дебет 71 — Кредит 50 Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету
Расчеты с использованием пластиковой карты
Дебет 55 — Кредит 51,52 Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте
Дебет 71 — Кредит 55 Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)
Дебет 73- Кредит 55 Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами
Дебет 50 — Кредит 73 Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов
Дебет 70 — Кредит 73 Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В бухгалтерском учете организации хозяйственные операции, связанные с командировкой сотрудника, следует отразить  следующим образом:

Перед началом поездки:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

— 20 000 руб. — выдана сумма подотчетных средств на командировочные расходы.

На дату утверждения авансового отчета:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 25 000 руб. — списаны расходы подотчетного лица по командировке;

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

— 5000 руб. — выдана сумма перерасхода по командировке.

Источник: http://www.praktik-rw.ru/konsultatsiya-auditora/289-vozvrat-pereraskhoda-podotchetnomu-litsu

Перерасход по авансовым отчета выплата при увольнении

Расчеты с подотчетными лицами

Довольно часто компаниями приходится сталкиваться с необходимостью оплачивать те или иные расходы наличными. В подобной ситуации наличные расходы всегда являются расходами, совершенными через подотчётное лицо.

Оформляются такие расходы путем составления авансового отчёта — документа учёта выданных средств и потраченных подотчётным лицом сумм. Авансовый отчёт составляется только сотрудниками организации или предпринимателя.

Генеральный директор (даже если он единственный учредитель) тоже является сотрудником. поэтому по своим наличным операциям он отчитывается перед ООО также на основании авансового отчёта.

Индивидуальный предприниматель сам на себя авансовый отчёт не составляет.

По сути документ ИП не нужен, ведь предприниматель не должен отчитываться перед собой или кем-либо о потраченных суммах (авансовый отчёт представляет собой именно отчёт об израсходованных суммах).

ИП достаточно оформить расходный кассовый ордер на снятие наличных и подтвердить наличные расходы документами от поставщика.

Таким рбразом, авансовый отчёт ИП не составляет (письмо ФНС России от 31 августа 2012 г.

№ письмо Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603 ). Ограничений по суммам выдачи средств под отчёт законом не установлено.

Какие-либо дополнительные соглашения с работником, например договор о материальной ответственности для совершения подобных выплат оформлять, также не требуется. Выдать средства работнику, необходимые для оплаты наличных расходов фирмы, можно несколькими способами: наличными непосредственно из кассы или переводом с расчетного счета на личный счет. Также если у фирмы есть корпоративная карта.

привязанная к расчетному счету, то момент оплаты покупки такой картой – это также выдача средств под отчёт тому лицу, на чье имя эта карта оформлена. Как правило, это директор.

Читайте также:  Решение о выплате дивидендов ооо - образец и приказ

Оформление выдачи средств под отчёт во всех перечисленных случаях одинаково, разница только в источнике выдачи, которым может быть или касса, или расчетный счет.

Перечень документов, которые служат основанием для выдачи (перечисления) работнику денежных средств под отчёт, различается, в частности, в зависимости от способа, которым работнику будут выданы под отчёт денежные средства, и статуса работодателя (организация или индивидуальный предприниматель).

Прежде всего для обоснования необходимости в выдаче подотчётных сумм нужно, чтобы работник организации оформил отдельный документ с просьбой об их выдаче (заявление, служебную записку). Напрямую обязанность составить такое заявление установлена только при выдаче под отчёт наличных денежных средств.

Обратите внимание

Однако в целях соблюдения, в частности, требований законодательства о бухгалтерском учёте о документальном оформлении всех операций это следует делать и при выдаче (перечислении) подотчётных сумм безналичным способом. Заявление (служебная записка) подотчётного лица на выдачу денежных средств под отчёт оформляется в свободной форме (см.

Служебную записку с просьбой о выдаче денежных средств под отчёт ).

Такой документ должен содержать запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя, дату. Аналогичный порядок выдачи денежных средств работнику под отчёт действует в отношении работников индивидуального предпринимателя. Следует отметить, что выдаваемые под отчёт деньги фактически имеют целевой характер.

Использовать их для каких-то альтернативных нужд, помимо осуществления необходимых расходов, нельзя. Также подотчётное лицо не вправе передавать полученные суммы другому работнику организации или производить их них с работниками расчет по заработной плате. Порядок выдачи и возврата корпоративных банковских карт законодательно не установлен.

Поэтому организация вправе разработать его самостоятельно и закрепить, например, в приказе о выдаче подотчётных сумм, составленном в свободной форме (см.

Приказ о выдаче подотчётных сумм ).

В частности, корпоративная банковская карта может выдаваться работнику на основании документов, в которых руководитель утверждает сумму денежных средств к выдаче под отчёт. Например, на основании заявления работника (служебной записки (см.

Служебную записку с просьбой о выдаче денежных средств под отчёт )).

Сроки возврата карты организация также может установить самостоятельно.

Например, в зависимости от вида расходов, которые оплачиваются с помощью банковской карты. В частности, организация может установить. то работник обязан в?звращать банковскую карту:

  1. не позднее дня, следующего за днем возвращения работника из командировки, – при оплате командировочных расходов .
  2. не позднее рабочего дня, следующего за днем ее получения, – при оплате текущих хозяйственных расходов (например, канцтоваров);

Кроме того, в целях контроля за движением корпоративной банковской карты целесообразно завести журнал учёта приема и выдачи корпоративных банковских карт в свободной форме (см.

Журнал учёта приема и выдачи корпоративных банковских карт ).

По факту совершения покупки сотрудник, который получил средства под отчёт, должен составить авансовый отчёт.

с приложением подтверждающих расходы документов: кассового чека и накладной или акта. Таким образом, всегда должно быть два документа, которые подтверждают расход: об оплате и о получении конкретного товара или услуги.

Важно

Из формулировок в документах должно быть ясно, что осуществленные затраты произведены в интересах фирмы и в рамках ее коммерческой деятельности.

Оформлять авансовый отчёт нужно в одном экземпляре. Поскольку является документом, необходимым только организации для учёта денежных средств, выданных подотчётным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Законодательно установленных ограничений периода между получением денег под отчёт и составлением авансового отчёта не предусмотрено. Однако существует правило, согласно которому получивший наличные денежные средства под отчёт, должен за них отчитаться, представив авансовый отчёт не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они были выданы.

Речь идет об установлении сроков выдачи подотчётных средств внутренним приказом по фирме. Проще говоря, в компании может быть издано распоряжение директора о том, что все сотрудники, получающие средства под отчёт, должны отчитаться по ним в течение заданного срока.

Срок выдачи средств может быть также установлен для конкретной выдачи, например в служебной записке, обосновывающей необходимость выдать сотруднику конкретную сумму под определенные нужды.

Также должно соблюдаться правило о том, что новую сумму под отчёт сотрудник не может получить до того момента, пока не отчитается по полученной ранее.

Для учёта сумм в расходах на УСН «доходы -расходы» важно, чтобы документы были выписаны на имя компании, т.е.

чтобы название организации (ИП) присутствовало непосредственно в накладной или акте. Именно на таком оформлении настаивают контролеры. Кассовый чек в таких случаях сопровождается также приходным кассовым ордером, составленным получателем платежа.

Также необходимо помнить о том, что наличные сделки между юрлицами и ИП возможны лишь в пределах 100 000 рублей в рамках одного договора. Суммы сверх данного лимита или должны быть оформлены отдельным договором, или перечислены безналичным путем.

Совет

В то же время случаются ситуации, когда покупки за наличный расчет совершаются в интересах компании, но по каким-то причинам они оформляются на имя физлица – ее сотрудника.

Например, оплачивается некая услуга, исполнитель которой не работает с кассовым аппаратом и выдает своим клиентам лишь БСО. Т.е.

фактически он работает с физлицами, а принимать наличные у юрлиц или ИП просто не имеет права в виду отсутствия кассового аппарата.

В подобной ситуации из имеющихся документов можно будет сделать вывод, что те или иные товары или услуги приобретены в интересах фирмы, таким образом, их можно принять к учёту на основании авансового отчёта.

Однако с точки зрения учёта расходов на УСН не будет соблюдено правило о составлении документов на имя ООО. Следовательно, принять такие расходы в уменьшение налоговой базы не получится. Такой вывод, в частности, следует из письма ФНС России № ЕД-4-3/11515 от 25 июня 2013 г.

а также из более раннего письма УФНС России по г. Москве № 28-11/23487 от 27 марта 2006 г.

По итогам утверждения авансового отчёта долг за сотрудником закрывается. Неиспользованные деньги при этом работник обязан вернуть компании.

В авансовом отчете остаток неизрасходованны х средств отражается, также как и указывается перерасход, если средств, выделенных на расходы, сотруднику не хватило или он изначально тратил свои личные средства.

Обратите внимание

Способ возврата в данном случае не зависит от того, каким образом были получены деньги.

Работник может вернуть неизрасходованные суммы в кассу или на расчетный счет.

И наоборот, в случае, когда работник оплатил затраты собственными средствами, либо же когда выданных под отчёт сумм не хватило на оплату товаров или услуг, по итогам утверждения авансового отчёта сумма перерасхода компенсируется данному сотруднику.

Дополнительно отметим, что если сотруднику поручено произвести ещё расходы, помимо уже отраженных в авансовом отчете, тогда остаток неизрасходованны х подотчетных средств он после утверждения авансового отчета, может не возвращать.

Они сразу будут направлены на следующие расходы для нужд ООО или ИП.

Вполне возможна ситуация, когда сотрудник (генеральный директор) что-либо закупает на личные средства. Учесть подобные затраты возможно. Для учёта расходов, совершённых учредителем (директором) ООО, либо сотрудником организации или предпринимателя, также необходимо составить авансовый отчёт и возместить физ.

лицу потраченные им средства.

Когда учредитель (или руководитель) организации, либо просто сотрудник организации или сотрудник индивидуального предпринимателя что-либо закупает для деятельности компании (деятельности ИП), то фактически затраты несёт именно это физ. лицо. Несмотря на то, что расходы в целом предназначены для ООО (ИП), сама организация (сам ИП) расходы не несёт, а значит учесть их не может.

Но ООО (ИП) может возместить своему сотруднику (учредителю) затраты и, при наличии подтверждающих документов, расходы учесть будет можно . Сотрудник должен составить авансовый отчёт, где указываются суммы, которые он потратил.

К авансовому отчёту прилагаются подтверждающие документы (накладные, акты, чеки ККМ). На основании авансового отчёта, если вы согласны с тем, что данные расходы (покупки) действительно необходимы для деятельности и сотрудник их совершил вполне обоснованно, работнику возмещаются эти суммы.

Когда ООО (ИП) возмещает сотруднику, потраченные им суммы, то расход уже несёт организация (ИП) и его можно учесть в расчёте налога.

Важно

Когда сотрудник не может подтвердить, совершённые затраты или не может приложить к авансовому отчёту полный комплект подтверждающих документов (документы на получение и на оплату ), тогда возмещение — на усмотрение организации (ИП). Затраты сотруднику вполне можно возместить, если они на ваш взгляд обоснованы.

Но без надлежащего комплекта подтверждающих документов от поставщика учесть эти затраты в расчёте налога всё равно будет нельзя.

Таким образом, затраты, которые совершил учредитель (руководитель) или сотрудник ООО можно учесть если сотрудник (учредитель) отчитается по авансовому отчёту к которому приложит подтверждающие документы (накладные, акты, товарные чеки и обязательно чеки ККМ). При этом желательно чтобы документы были оформлены на ООО (ИП), а не на физлицо.

Источник: https://zybleva.ru/pererashod-po-avansovym-otcheta-vyplata-pri-uvolnenii-26602/

Ссылка на основную публикацию