Новшества электронного документооборота с налоговой

Электронный документооборот с налоговой: как СЭД может помочь при проверках

Когда завершается очередной отчетный период, добросовестным организациям предстоит камеральная налоговая проверка. Заключается она в том, что организация предоставляет в ФНС налоговые декларации, подтверждающие, что организация добросовестно платит налоги. В зависимости от необходимости, налоговая может потребовать и пакет иных документов.

В мире современных технологий налоговая отчетность может предоставляться в двух форматах: бумажном и электронном, через оператора электронного документооборота.

Как показывает практика, предпочтительным способом пока является первый.

Обратите внимание

При этом документы для налоговой формируются, как правило, на компьютере — в финансовых учетных системах, специализированном ПО или внутренней системе электронного документооборота.

В итоге получается такой бессмысленный расход бумаги: документы, призванные храниться в электронном виде, все равно печатаются и отправляются Почтой России или курьером. В этой статье мы попытаемся разобраться в отношениях СЭД и налоговой службы, а также привести рекомендации по предоставлению документов в ФНС в электронном виде.

Сэд и налоговая: регламенты электронного документооборота

Налоговый кодекс РФ свободно предоставляет налогоплательщикам два способа предоставления налоговой отчетности: в бумажной форме либо в электронной.

Под электронными документами в ФНС подразумеваются либо цифровые документы, изначально созданные средствами программного обеспечения, либо отсканированные бумажные документы.

В обоих случаях электронной подачи деклараций пакет документов должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Форма подачи документов в ФНС зависит от того, в каком виде организация получила требование на подачу налоговой отчетности. Если это письмо на бумаге, то деваться некуда — документы необходимо выгрузить из учетной системы или системы документооборота, распечатать, заверить печатью и подписью и отправить в ФНС.

Однако, в случае, если организация выразила такое желание, зарегистрировавшись на соответствующих сервисах, Минкомсвязи может прислать  уведомление о подаче декларации через личный кабинет налогоплательщика на своем сайте либо через оператора электронного документооборота, к которому подключилась компания. В первом случае подача документов может происходить в электронном виде по следующим схемам:

  • электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах выгружаются из учетной системы или из системы электронного документооборота;
  • бумажные документы сканируются и переводятся в графические форматы (.JPG, .TIF). Все электронные документы, находящиеся не в установленных ФНС XML-форматах, печатаются, сканируются и переводятся в графику.

Далее формируется опись, к которой прикрепляются требуемые документы. Пакет документов с подписью подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляется в ФНС через личный кабинет налогоплательщика.

Предположим, что в организации установлена СЭД и налажено управление договорами. Стоимость договоров, формируемых в СЭД, включает в себя процент налогов, который будет уплачен с каждого договора.

Для подачи электронной отчетности в ФНС данные по сделкам должны быть выведены в учетную систему, способную поддерживать установленные ФНС XML-форматы.

Важно

Для таких целей существуют шлюзы интеграции с учетной системой, которые способны поддерживать функции XML-хранилища документов, из которых учетная система сможет забирать данные для налоговой отчетности.

При наличии такой системы документооборота подсчитать и задекларировать, сколько налогов было уплачено с каждой сделки, будет гораздо проще. А единое XML-хранилище финансовых документов позволит СЭД забрать отчетность в нужном XML-формате для последующего сведения в пакет документов.

Отчетные документы, существующие в бумажной форме, необходимо сканировать. Хорошо, если в организации заведен эффективный регламент обязательного сканирования бумажных документов и ввода их в СЭД, интегрированную со сканером. В этом случае документы в электронном виде будут поступать в единое хранилище документов в нужных для подачи в налоговую форматах, будь то JPG или TIF.

Формирование описи документов становится гораздо более удобным при аккуратном ведении канцелярии в СЭД. Автоматическое формирование канцелярской отчетности в виде описи документов для налоговой упрощает создание пакета документов для электронного документооборота с налоговой.

Наконец, свести все документы в единый пакет и подписать ЭП тоже гораздо проще через СЭД — при условии, что программа поддерживает усиленную квалифицированную электронную подпись. В СЭД ТЕЗИС усиленная квалифицированная  ЭП на базе технологий CryptoPro (кстати, официально аккредитованных ФНС) поддерживается, начиная с версии 4.1.

Сэд и налоговая выездная проверка: как предъявить электронные документы?

Регламентом для предоставления документов при выезде налоговой в организацию налогоплательщика является информативное письмо ФНС от 25.07.13 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок». Оно распространяется как на бумажные, так и на электронные документы. Согласно ему, налоговый инспектор должен провести проверку документа по следующему алгоритму:

  • визуально изучить документ на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
  • оценить правильность подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
  • провести правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
  • провести проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации установлена СЭД, то налоговому инспектору должен быть предоставлен полный доступ ко всем программным средствам хранения документов, для проведения процедуры налоговой проверки.

То есть, инспектор должен получить рабочую станцию с доступом к системе электронного документооборота, а также набором программ для просмотра документов, выгружаемых из СЭД.

Это, в первую очередь, пакет офисных программ (для просмотра неформализованных документов в форматах DOC(X), XLS, PDF), графическое ПО для просмотра сканированных копий документов (JPG, TIFF).

И, разумеется, СЭД должна поддерживать выгрузку документов во всех указанных форматах — либо в форме выгрузки вложений, либо в форме автоматической генерации файла, например Excel, на основе таблиц в СЭД.

Совет

Встроенная функциональность генерации PDFиз XML позволит сформировать для выездного инспектора удобную форму просмотра налоговой отчетности, выгружаемой из учетной системы, и подписать ее ЭП, как и все остальные документы. Такую форму подачи документов на проверку ФНС считает приемлемой.

Кстати, о доступе. Инспектору ФНС, приехавшему в компанию проверить финансовую отчетность, вовсе не обязательно видеть остальные документы компании. Поэтому гибкая подсистема безопасности, присущая современным СЭД, позволит оградить их от постороннего глаза. В СЭД ТЕЗИС настройки безопасности заложены на глубинном уровне.

Инспекторов налоговой можно ограничить при помощи механизма групп доступа к документам, которые будут определять, какие документы им видны, а какие — нет. Или вообще создать в системе отдельную роль — «Инспектор ФНС», с помощью которой «урезать» СЭД на уровне интерфейса и отдельных его элементов исключительно до функций просмотра финансовой отчетности.

Таким образом, защита конфиденциальных документов в СЭД от налоговой будет организована грамотно.

Наконец, СЭД, установленная в компании, должна иметь интеграцию со средством криптографической защиты информации и иметь функциональность, позволяющую инспектору просмотреть и проверить информацию о подлинности электронной подписи. В СЭД ТЕЗИС такая возможность реализована прямо в карточке документа. Модуль «КриптоПро» позволяет обратиться в удостоверяющий центр ЭП прямо из карточки и подтвердить, является ли подпись подлинной.

Читайте также:  Что покупателю делать с вычетом «авансового» ндс, если поставщик не исполнил предоплаченное обязательство?

Электронный документооборот с налоговой: оператор ЭДО или внутренняя СЭД?

Электронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.

Можно приводить много аргументов «за» и «против» с обеих сторон.

С одной стороны, внешние операторы ЭДО куда эффективнее подготовлены к работе именно с налоговой: они предлагают функциональность автоматической генерации накладных, счетов-фактур и так далее, и все это — в форматах, предписанных ФНС. Следует заметить, что все это может делать и гибкая, грамотно настроенная СЭД, имеющая механизмы работы с XML или возможность их создать.

С другой стороны, внешние операторы ЭДО сильно проигрывают «стационарным» СЭД в плане безопасности: отдавая свои документы во внешнюю среду вы, фактически, отдаете их в чужие руки.

Обратите внимание

Да и подсистемы безопасности у веб-сервиса (а им обычно и является оператор ЭДО) гораздо скромнее, чем у любой внедряемой СЭД, а значит, всегда есть риск, что налоговый инспектор увидит то, что должно быть коммерческой тайной.

В случае же внутренней СЭД то, что должно быть внутри компании, останется  внутри компании.

При этом оба вида вендоров документооборота одинаково хорошо работают с усиленной квалифицированной ЭП, так как для обоих ее реализация регламентируется федеральным законом «Об электронной подписи». Так что выбор технического способа реализации электронного документооборота с налоговой остается за заказчиком.

Заключение

В статье мы немного поговорили об электронном документообороте с налоговой и представили свое видение его организации в соответствии с законодательством. Мы также дали рекомендации по организации документооборота при налоговых проверках при помощи стандартной внедряемой СЭД.

Сюда входит интеграция СЭД с учетной системой и организация общего XML-хранилища, интеграция СЭД со сканером и аккуратное сканирование важных для налоговой документов, ведение канцелярии и выбор продукта, поддерживающего усиленную квалифицированную ЭП. Пережить выездную налоговую проверку сильно помогут гибкая подсистема безопасности СЭД, механизмы выгрузки данных в различных форматах и интеграция с центром проверки подлинности электронной подписи.

ФНС, как и любая организация, имеющая дело с финансами, находится на передовом крае современных информационных технологий (достаточно вспомнить, что первыми программами для ЭВМ, после военных, были именно финансовые). Налоговой службе ежедневно приходится обрабатывать тысячи документов, поэтому электронный документооборот в данной сфере всем понятен — и даже приветствуется.

Источник: https://www.tezis-doc.ru/blog/elektronnyj-dokumentooborot-s-nalogovoj-kak-sed-mozhet-pomoch-pri-proverkah/

Как поправки в Налоговый кодекс изменят обмен электронными документами с инспекцией

До сих пор требование об уплате налога (высылается при обнаружении недоимки) инспекция могла либо вручить лично, либо направить по почте заказным письмом. Как правило, налоговики выбирали второй способ — направляли требование по почте. При этом требование считалось полученным по истечении 6 дней со дня отправки заказного письма.

Требование должно быть исполнено в течение 8 дней (если в самом требовании не указан иной срок). В случае неисполнения требования инспекция приостанавливает операции по счетам налогоплательщика (п. 2 ст. 76 НК РФ).

На практике нередко случалось так, что налогоплательщик сначала узнавал от банка о блокировке счетов, и только потом получал требование об уплате налога.

А бывало и так, что налоговики просто посылали требование на юридический адрес компании, хотя знали адрес, который компания использовала для получения корреспонденции.

Поправка, внесенная в статью 69  Налогового кодекса, исключает такой вариант развития событий для налогоплательщиков, которые сдают отчетность в электронном виде.

Теперь таким налогоплательщикам налоговики будут отправлять требование по телекоммуникационным каналам связи. То есть через систему, которая используется для отправки расчетов и деклараций.

Федеральная налоговая служба уже обнародовала проект приказа, который утверждает порядок направления электронного требования. Проект описывает следующий алгоритм.

Налоговики готовят «бумажное» требование, подписывают и регистрируют его в установленном порядке. Не позднее следующего дня они формируют соответствующий электронный документ и направляют его налогоплательщику. Спецоператор связи высылает инспекции подтверждение даты отправки требования.

Важно

Налогоплательщик в течение одного рабочего дня должен проверить полученное требование. Он может отказаться принять требование в трех случаях: неверный формат документа; неверная ЭЦП инспекции или отсутствие подписи; требование направлено по ошибке, так как предназначено другому адресату.

Если обнаружена одна из перечисленных ошибок, налогоплательщик направляет в инспекцию уведомление об отказе в приеме требования. Если ошибок нет, он направляет налоговикам квитанцию о приеме требования. В этом случае датой получения требования считается день отправки квитанции.

Дату направления квитанции или уведомления об отказе фиксирует спецоператор.

Если налогоплательщик в течение одного рабочего дня с момента отправки требования не высылает ни квитанцию, ни уведомление, инспекция на следующий день отправляет ему «бумажное» требование по почте. Как уже говорилось, такое требование считается полученным по истечении 6 дней с момента отправки.

Читайте также:  Какие налоги заменяет енвд?

В описанном проекте регламента не прояснен один важный момент. Там указано, что налогоплательщики при направлении требования обязаны не реже одного раза в сутки проверять, не пришло ли это требование.

Однако о том, как налогоплательщики узнают о направлении им требования, проект регламента умалчивает.

Очевидно, что бухгалтерам, которые хотя избежать проблем с получением «бумажного» требования, лучше будет ежедневно входить в систему для отправки отчетности и проверять, нет ли сообщений из инспекции.

Описанная в этой главе поправка вступила в силу со 2 сентября, однако на практике она будет применяться только после утверждения порядка и форматов электронных документов.

Электронные счета-фактуры

Важнейшим новшеством является введение электронных счетов-фактур. Поправки в статью 169 Налогового кодекса разрешают выставлять и хранить электронные счета-фактуры, подписанные ЭЦП.

Обмен этими документами происходит «по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур» (п. 1 ст.169 НК РФ).

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур должен утвердить Минфин, форматы документов — Федеральная налоговая служба.

Совет

Вероятнее всего, контролирующие органы не станут слишком усложнять процесс обмена, и для выставления/получения электронных счетов-фактур участникам сделки достаточно будет присоединиться к системе электронного документообмена, а все остальное за налогоплательщиков сделают поставщики данной услуги. Примером действующей системы электронного документообмена является сервис «Диадок».

После выпуска форматов и порядка обмена в этом сервисе просто добавится возможность вместе со всеми другими электронными документами (договоры, акты, накладные) обмениваться еще и электронными счетами-фактурами.

По имеющейся у нас информации, все необходимые приказы Минфин и ФНС должны выпустить до конца нынешнего года, чтобы обмен электронными счетами-фактурами мог начаться уже с 1 января 2011 года.

Электронный акт сверки

В подпункт 11 пункта 1 статьи 32 Налогового кодекса вписали еще один способ передачи акта сверки. Помимо личной передачи и направления по почте налоговики смогут направить акт по телекоммуникационным каналам связи. При выборе данного способа инспекция должна выслать акт в течение следующего дня после его составления.

ФНС уже разработала проект приказа, который должен утвердить порядок передачи акта. Принципиально данный порядок не отличается от того, который планируется использовать при направлении требования.

Налогоплательщик должен будет в течение одного рабочего дня с момента получения акта проверить подлинность ЭЦП инспекции, соответствие документа формату и отправить налоговикам квитанцию о получении акта.

Предоставление электронных документов при проверке 

Крайне важными являются поправки, внесенные в статью 93 НК РФ «Истребование документов при проведении налоговой проверки».

 Во-первых, новая редакция данной статьи позволяет налоговикам направлять требование о предоставлении документов в электронном виде.

Во-вторых, если затребованные документы у налогоплательщика были составлены в электронном виде, он вправе отправить электронные документы (по установленным форматам) через систему для отправки электронной отчетности.

Данные поправки наряду с введением электронных счетов-фактур позволяют налогоплательщикам полностью отказаться от «бумажного» документооборота. Поправки в статью 93 Налогового кодекса вступили в силу 2 сентября, но очевидно, что они будут применяться только после утверждения форматов всех необходимых документов и порядка их направления в инспекцию.

Электронное сообщение об открытии счета и другие новшества

Недавно на сайте ФНС обнародован проект приказа, в котором предусмотрены электронные форматы сообщений, упомянутых в статье 23 Налогового кодекса, и правила их представления налоговикам. Данный  документ необходим для реализации изменений, внесенных в эту статью законом № 229-ФЗ. 

Поправки в статью 23 Налогового кодекса позволят налогоплательщикам, во-первых, отправлять в электронном виде сообщения об открытии (закрытии) счетов. Напомним, что подобное сообщение налогоплательщик обязан отправить в течение 7дней со дня открытия (закрытия) счета (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ).

Во-вторых, новая редакция статьи 23 Кодекса позволит компаниям, создавшим (закрывшим) обособленное подразделение, сообщить о данном факте в инспекцию по месту нахождения организации по телекоммуникационным каналам связи.

Напомним, что по новым правилам сообщение об открытии обособленного подразделения (не являющего филиалом или представительством) направляется в течение месяца со дня его создания, а сообщение о закрытии обособленного подразделения (в том числе филиала или представительства) — в трехдневный срок.

В электронном виде также можно будет сообщить инспекции об изменении ранее поданных сведений (сообщение подается в трехдневный срок).

Кроме того, в электронном виде можно будет уведомить налоговиков об участии в российских или иностранных организациях (не позднее месяца со дня начала участия).

Новая редакция статьи 84 Налогового кодекса позволяет подавать в электронном виде заявления о постановке на учет и о снятии с учета в инспекции. Кроме того, по телекоммуникационным каналам связи можно будет подать уведомление о выборе обособленного подразделения для постановки на учет.

Обратите внимание

Такое уведомление подается в случае, если в одном муниципальном образовании (городе федерального значения) на территории разных инспекций находятся несколько обособленных подразделений организации.

Организация в этом случае выбирает одно из них для постановки организации на учет по месту нахождения обособленного подразделения, а о своем выборе уведомляет инспекцию (п. 4 ст. 83 НК РФ).

Наконец, поправка в статью 80 Налогового кодекса разрешает  уполномоченным представителям, которые сдают электронную отчетность за своих доверителей, отправлять копию доверенности на сдачу отчетности в электронном виде. Эта поправка ставит точку в спорах на тему: должен ли уполномоченный представитель (например, обсуживающая бухгалтерия) представлять во все инспекции заверенные синей печатью и подписью бумажные копии доверенностей.

Читайте также:  Какой порядок распределения чистой прибыли (нюансы)?

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/tks/2010/10/3810

Все плательщики НДС переходят на электронный документооборот

Внедрение электронного документооборота между компаниями не имеет сильных стимулов, так как нет обязанности представлять документы в электронном виде. Компании включаются в этот процесс по собственному желанию.

Здесь основными драйверами выступают крупные компании, которые серьезно экономят свои ресурсы на отказе от бумаги, они стимулируют своих контрагентов на переход к юридически значимому электронному документообороту. К такому выводу пришли участники “круглого стола”, посвященного использованию ТКС в работе компаний на Ассамблее налоговых консультантов в Санкт-Петербурге.

“У нас есть пример нашего клиента – компании Komatsu, который ведет жесткую политику принудительного вовлечения в электронный документооборот своих контрагентов.

Участие в любых тендерах, поставки товаров возможны только в том случае, если обмен документами происходит в электронном виде.

В итоге 80-90% своих контрагентов они подтягивают на электронный документооборот”, – говорит Василий Зудин, заместитель директора компании “Такском”.

Создание электронного документооборота между зарубежными и российскими фирмами – это основная ниша для спецоператоров, которая позволит увеличить число клиентов.

Пересылать документы на бумаге в этом случае долго и дорого, поэтому многие компании ждут появления удобных технических решений в этой области. “Многие западные компании заинтересованы в электронном документообороте с российскими представительствами, дочками, контрагентами.

Сегодня мы работаем над этой задачей, чтобы организации, находящиеся вне России, могли обменяться документами с компаниями в нашей стране”, – говорит Зудин.

Важно

При этом представители спецоператоров отмечают, что при работе над документооборотом между компаниями следует не забывать о требованиях налоговых органов. “В нашей стране связь электронного документооборота B2B и B2G очень сильная.

Потому что компания, которая запускает электронный документооборот с контрагентами, всегда оценивает свои налоговые риски.

Налоговая регистрирует и принимает документы, составленные в рамках обмена между компаниями, а значит, весь поток документов должен соответствовать требованиям налоговиков”, – поясняет Зудин.

Не за горами новая волна внедрения ЭД – с 1 января 2014 года декларации по НДС будут сдавать только в электронном виде все плательщики этого налога.

Руководитель Санкт-Петербургского филиала “Такском” Елена Барвицкая говорит: “Все время активного внедрения электронного документооборота его драйверами являлись ФНС и другие государственные органы.

Сегодня представление документов по электронным каналам связи в государственные органы уже стало нормой. ФНС заявляет о том, что в электронном виде отчетность сдает 86% налогоплательщиков. По ТКС принимают 44 документа”.

С 1 января количество компаний, которые будут в обязательном порядке сдавать документы в налоговую в электронном виде, увеличится, к ним примкнут плательщики НДС, и не только.

“Это касается и тех организаций, которые не являются плательщиками НДС, но в нарушение статьи 21 Налогового кодекса они выставили счет-фактуру по НДС”, – рассказала Ольга Думинская, заместитель начальника косвенных налогов Управления по налогообложению ФНС.

У налогоплательщиков вызывает определенные сложности срок начала действия новой нормы.

“Первый вопрос, который задают все: сдавать декларацию в электронном виде плательщики обязаны по итогам IV квартала 2013 года или начиная с 1 января 2014 года? С 1 января 2014 года начинается новый налоговый период, значит, декларация в электронном виде будет сдаваться всеми налогоплательщиками по итогам I квартала 2014 года к 20 апреля 2014 года”, – поясняет Думинская.

Совет

Часть нововведений по НДС начнет действовать с 1 января 2015 года, но готовиться к ним нужно уже сейчас. Особое внимание на новые требования стоит обратить компаниям-посредникам.

“В 2014 году лица, не являющиеся плательщиками НДС, но осуществляющие предпринимательскую деятельность в интересах другого лица на основании агентского договора, должны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур.

В 2015 году эти журналы нужно будет представлять в электронном виде в налоговый орган”, – рассказывает Думинская.

С 1 января 2015 года появляется еще одна обязанность – представлять сведения из книг покупок и продаж вместе с электронной декларацией по НДС.

“Это означает, что до 20 апреля 2015 года все плательщики НДС должны будут дополнительно к декларации сдать сведения из книги покупок и продаж. Над тем, как это будет выглядеть, налоговая сейчас работает.

Возможно, появится дополнительный раздел, в который нужно будет внести эти сведения”, – объясняет Думинская.

Право сдавать декларацию по НДС на бумажном носителе осталось только у одной категории налогоплательщиков. “Это неплательщики НДС, которые являются налоговыми агентами.

К примеру, неплательщик НДС работает на “упрощенке”, но арендует у органов власти помещение либо приобретает у иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, товары, работы или услуги. В этой ситуации неплательщик НДС обязан будет исполнить обязанности налогового агента по НДС.

И только в такой ситуации, когда налогоплательщик выполняет функции налогового агента, он может сдать декларацию на бумаге”, – поясняет Думинская.

До перехода всех плательщиков НДС на электронный документооборот необходимо решить один проблемный вопрос – получение вычетов по счетам-фактурам, отправленным на стыках налоговых периодов. К примеру, когда счет-фактура 31 марта выставлен продавцом, а покупателем получена 2 апреля.

“Плательщики говорят, что нам невыгодно переходить на электронный документооборот, поскольку вы нас лишаете права на вычет по счету-фактуре, датированному 31 марта в первом квартале. В такой ситуации они обязаны применять вычет только во II квартале.

Обратите внимание

ФНС уже подготовлены поправки по внесению изменений в Налоговый кодекс в части определения момента применения вычетов налогоплательщиком”, – говорит Думинская. Если изменения будут приняты, у компаний появится право выбирать время применения вычета.

По счетам-фактурам, полученным фирмой до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, вычеты могут быть заявлены в истекшем или наступившем налоговом периоде по желанию организации.

Источник: https://rg.ru/2013/10/08/nds.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector