Кормить работников в однодневной командировке можно только за счет чистой прибыли

Как оформить командировку за свой счет?

Служебные поездки являются неотъемлемой частью трудовой деятельности работников, в ходе которой они покидают свое рабочее место и направляются в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения — к примеру, заключения договоров, производства ремонтных работ либо того же повышения уровня квалификации.

Соответственно, учитывая, что работник направляется за пределы предприятия, ему предоставляется ряд гарантий, который оговорены не только в локальных актах, но и в федеральном законодательстве.

Что говорит закон?

Порядок предоставления и оформления командировок на федеральном уровне регламентируется следующими нормативными актами:

  • главой 24 ТК РФ;
  • Постановлением Правительства РФ №749.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Но предприятие имеет полное право оговорить некоторые виды компенсаций, предоставляемых в служебных поездках и в локальных актах предприятия, особенно в случае, если они предоставляются в повышенном размере, либо имеют некоторые отличительные особенности, не предусмотренные в том же ТК либо Постановлении №749.

Так, предприятие имеет право установить:

  • повышенный размер суточных;
  • возможность брони гостиничного номера;
  • использование такси;
  • порядок компенсации при сдаче билетов.

И иные нюансы, которые в федеральном законодательстве не оговорены, в виду того, что только в локальном акте можно предусмотреть все нюансы трудовой деятельности на отдельно взятом предприятии, в то время, как федеральное законодательство освещает только общие нормы.

Нормативная база

Однако несмотря на индивидуальный подход к служебным поездкам, а также некоторые особенности производства, основные нормы выше оговоренных законодательных актов являются обязательными для исполнения.

В частности, на основании п.10 Постановления №749 работнику перед убытием в командировку должен быть выплачен аванс для погашения расходов, которые осуществляются еще до отъезда, а именно:

  • для покупки билетов;
  • найма жилого помещения;
  • дополнительных трат, которые могут возникнуть в ходе выполнения служебного задания.

То есть выдача аванса работнику является обязательным условием при направлении его в командировку и, конечно, работодатели и бухгалтеры об этом знают.

Но для оформления авансовых проплат нужно время, а командировки могут быть и срочными, в связи с чем условие о предварительной выдаче аванса для командировочных расходов зачастую не соблюдается, причем на предприятиях даже с государственной формой собственности.

Конечно, в некоторых случаях, расходы по оплате командировочных затрат берет на себя принимающая сторона, о чем указывается в приказе о направлении в командировку либо в служебном задании, но подобное условие — редкость, поэтому в большинстве случаев на работника оформляется командировка за свой счет.

Законно ли это?

Нормы федерального законодательства не носят рекомендательный характер, они в первую очередь регулируют ту или иную процедуру, которую следует выполнять неукоснительно.

Следовательно, если по предприятию издан приказ о направлении работника в командировку, но аванс не выдан, подобные действия являются незаконными и сотрудник имеет полное право отказаться от поездки, даже если она важна для предприятия.

Работодатель прежде всего должен заботиться не о прибыли компании, а именно, о соблюдении прав работников, которые ему прибыль и обеспечивают.

Оформление командировки за счет собственных средств работника

Однако даже если работодатель неукоснительно соблюдает нормы федерального законодательства, ситуации бывают разные.

В подобной ситуации работник конечно будет направлен в командировку, но только после оформления некоторых документов.

Документы

Как правило, решение о направлении работника в командировку принимается на основании докладной записки начальника структурного подразделения либо официального письма из другой организации, из которой следует, что сотрудника предприятия необходимо направить на тот или иной объект.

Приказ

И уже на основании письма-запроса из другой организации либо письменной просьбы начальника отдела и оформляется приказ, в котором указывается дата выбытия работника, а также длительность командировки.

И учитывая, что расходы в подобной ситуации изначально будет нести командированный сотрудник, в приказе оговаривается и этот вопрос — в частности указывается, что аванс работнику не выплачивается, а понесенные расходы будут компенсированы на основании предоставленных документов о понесенных тратах.

Согласие работника (заявление)

Однако даже после издания приказа работник волен отказать от служебной поездки, которая, по сути, нарушает его права, поэтому в подобной ситуации работодатели требуют еще и согласия работника в письменном виде о том, что сотрудник обязуется взять все расходы на себя.

Согласие оформляется в виде заявления, которое составляется в свободной форме, ведь учитывая, что подобная практика является нарушением законодательства, установленной формы заявления предусмотрены и быть не может.

Оплата сотруднику и возмещение проезда

Конечно, требовать заявление от работника о компенсации всех расходов, даже с обещанием последующего возмещения, не совсем законно, но таким образом предприятие стремится себя подстраховать, хотя в последствии подобные действия все равно можно обнаружить при проверке.

Однако в нарушении оговоренных норм, работнику компенсируют затраты понесенные в ходе служебной поездки уже по ее окончании на основании документов, которые и предоставляет работник, то есть тех же чеков, билетов и иных документов, отраженных в том же авансовом отчете.

Подобная практика возмещения затрат является незаконной, а в ряде случаев, учитывая письменное обязательства работника по оплате расходов за собственный счет, приводит еще и к большим нарушениям.

Как восстановить справедливость?

То есть заявление составленное работником собственноручно с обещанием взять все затраты по командировки на себя в некоторых случаях провоцирует работодателей на еще большее нарушение закона, а именно, отказ от компенсации понесенных затрат.

В подобной ситуации работнику понесенные затраты не возвращаются, и получить компенсацию можно только в судебном порядке.

Ответственность работодателя

В соответствии с нормами закона предприятие несет ответственность за несвоевременную выплату средств, которые положены работнику на основании того же Постановления №749.

Также в подобной ситуации руководство компании будет привлечено к административной ответственности с применением штрафных санкций в размере от 30 тыс. до 50 тысяч рублей.

И в крайнем случае, если в судебном порядке будет доказано, что авансовые выплаты, а также компенсация командировочных расходов не была произведена по корыстным мотивам руководства, компании грозит штраф в размере до полумиллиона рублей либо лишением права занимать определенную должность в соответствии с ч.2 ст.145.1 УК РФ.

Как вернуть деньги?

Однако зная о последствиях и возможном размере наказания, многие работодатели все-таки идут на нарушения норм закона, полагаясь на юридическую безграмотность работников либо их опасения остаться без работы.

Их затем уже будут отстаивать юристы, которые обладают и необходимыми знаниями, и влиянием для решения вопроса в пользу работников, чьи права они и призваны защищать.

Источник: http://kadriruem.ru/komandirovka-za-schet-sobstvennyh-sredstv-rabotnika/

Однодневная командировка (на один день) 2019 – выплачиваются ли суточные, оформление, за границу

Однодневная командировка в 2019 году оформляется документами, среди которых – приказ об отправке в командировку, удостоверение, служебное задание.

Подписывает документы руководитель организации. Вернувшись из поездки, сотрудник предоставляет небольшой отчет о проделанной работе. Отправляют его в бухгалтерию.

Особенности

Командировка отличается от обычной поездки тем, что работодатель оплачивает основные затраты сотрудника:

  • затраты на проезд до назначенного места и домой;
  • проживание;
  • прочие расходы – питание, проезд в транспорте по городу.

Правила отправки сотрудника в командировку на 1 сутки:

  1. Издается приказ. Используют привычную утвержденную форму или простую свободную, но обязательно утвержденную местным нормативным актом.
  2. Сотрудник получает аванс для проезда в транспорте и компенсационные средства вместо суточной выплаты.
  3. Сотрудник кадрового отдела делает отметку в табеле. В день отсутствия проставляется код из букв или цифр.
  4. Когда сотрудник возвращается, он должен в течение 3 дней выдать отчет о командировке и расходах. Это могут быть чеки, квитанции.

Если сотрудник ездил на собственном автомобиле, то по возвращении он составляет записку, указывая свой маршрут.

При выборе однодневной командировки работодатель руководствуется такими сведениями:

  • какое расстояние от рабочего места до места командировки;
  • насколько развита инфраструктура между этими городами;
  • выполнит ли работник поручение за такое короткое время.

Особенности командировки на 1 сутки:

  • чтобы отправить работника в командировку, хватит лишь приказа начальника учреждения;
  • документы оформляют по такому же принципу, что и для многодневной поездки;
  • пока сотрудник не уехал, ему необходимо выплатить аванс – стоимость проезда в обе стороны;
  • если работник выезжает за границу, ему выплачиваются суточные – половина нормы;
  • в продолжение 3 суток после поездки работник обязан предъявить отчет и все чеки;
  • если остались неизрасходованные деньги, то они возвращаются в кассу организации;
  • если сотрудник платил личные деньги, то работодатель обязан возместить эту сумму.

Кого можно отправить?

Несмотря на то, что командировка однодневная, в нее нельзя направлять того сотрудника, который не заключил с организацией трудовой договор.

Законодательные акты гласят, что соглашение может быть срочным, бессрочным или по совместительству.

В командировку не направляют следующие категории сотрудников:

  • лица, которые не достигли совершеннолетия;
  • беременные;
  • работники, трудящиеся по ученическому соглашению;
  • женщины с детьми младше 3 лет;
  • родители либо опекуны, которые воспитывают малыша без супруга;
  • сотрудники, которые ухаживают за недееспособными родственниками – необходимо подтвердить медицинской справкой;
  • инвалиды.

Нормативная база

Термин «служебная командировка» регулируется статьей 166 Трудового кодекса. В соответствии со 168 статьей ТК, во время командировки компенсируются все затраты.

Согласно 167 статье Трудового кодекса, на время командировки за сотрудником сохраняется рабочее место, заработная плата и должность.

Однодневная командировка

Часто работника направляют в командировку в такую местность, откуда он сможет возвращаться домой ежедневно.

На порядок выплаты влияет то, куда работник направляется – по России или заграницу.

По России

Отправляя своего сотрудника на 1 день в командировку по России, работодатель должен учитывать условия транспортных сообщений, сложность поручения и необходимость обеспечения условий отдыха.

Налогом эти выплаты не облагаются.

Деньги, выплаченные за однодневную командировку, не относятся к экономической выгоде (доходу) работника. Но не облагаются налогом суммы в пределах нормы – по РФ это 700 рублей. Остальная сумма облагается НДФЛ. Исключение – предоставление чеков или квитанций.

Также не начисляются на эту сумму страховые взносы. При этом необходимо соблюдать условия:

  • выплата оформлена не в качестве суточных, а как другие затраты сотрудника;
  • расходы работника подтверждены чеками;
  • размер выплаты установлен документацией организации.
Читайте также:  Основные источники формирования собственного капитала

За границу

В случае зарубежной командировки, даже если сотрудник в этот же день вернулся домой, суточные выплачивают. Они составляют 50% от нормы работодателя для заграничных поездок.

Налогом эта выплата не облагается в том случае, если она не превышает норму – 2500 рублей.

Оформляется командировка также приказом. В документе указывается – страна и место командировки, поручение и срок. На руки работнику выдают сумму, которой будет достаточно для поездки.

Выдается она в той валюте, которая является национальной в стране, куда направляется работник. Дополнительно выдаются и рубли – для затрат до пересечения границы.

Порядок оформления

Оформление суточной командировки должно оформляться с соблюдением норм действующего законодательства. В текущем году процедура оформления стала проще.

Приказ остался обязательным документом. В нем необходимо отобразить:

  • когда был создан;
  • номер;
  • какую должность занимает сотрудник;
  • куда его направляют и с какой целью;
  • продолжительность командировки;
  • кто будет оплачивать поездку.

На приказе обязательно ставится подпись сотрудника. Это доказывает тот факт, что он ознакомлен с командировкой заранее.

Второй этап – выдача аванса, чтобы оплачивать мелкие расходы. Работнику выдают наличные средства или переводят деньги на карту.

Как оплачивается?

Оформление командировки на 1 сутки не отличается от более продолжительной поездки.

В бухгалтерской и кадровой документации дни оплачиваются одинаково:

  • если командировочный день выпадает на рабочий, сотруднику выдается средняя заработная плата;
  • если это праздничный или выходной день, то двойной размер зарплаты.

Если работник выезжает на 1 день заграницу, то ему выплачивается половина суммы.

Выплачиваются ли суточные?

В соответствии с общими правилами, в 2019 году суточные не выплачиваются, поскольку сотрудник ежедневно возвращается домой и не проживает по месту командировки. Но работодатель обязан компенсировать затраты на дорогу.

Оплата суточных при однодневных командировках должна упоминаться в коллективном договоре или ином типе внутренней документации.

Работник обязан предъявить бумаги, подтверждающие расходы при командировке. Ему возмещаются расходы, и выплачивается средняя зарплата за сутки.

Затраты на питание проверяющая служба может не признать таковыми, которые считаются дополнительными расходами, даже если они подтверждаются документами.

На видео о направлении работника в командировку

Источник: http://nam-pokursu.ru/odnodnevnaja-komandirovka/

Если работник направлен в однодневную командировку

В командировку можно направить только работника, состоящего в трудовых отношениях с организацией (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках)).  

Срок командировки определяется с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия к месту постоянной работы.

Обратите внимание

Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с работодателем. Заметим, что ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о командировках не установлен минимальный срок, на который можно направить работника в командировку.

Следовательно, если поездка совершается по заданию руководителя, а в ходе ее работник выполняет служебное поручение, то ее можно назвать командировкой, даже если она продолжается всего один день.  

Возмещение расходов

При направлении специалиста в командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются иные расходы, связанные с поездкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).  

В частности, организация обязана компенсировать работнику (ст. 168 Трудового кодекса РФ): 

• расходы на проезд; 

• расходы на наем жилого помещения; 

• иные затраты, которые он понес с разрешения или ведома своего руководителя (оплата такси, телефонных переговоров, расходы, связанные с обменом валюты и др.).  

Кроме того, работнику компенсируются дополнительные расходы (выплачиваются суточные).  

Трактовка понятия «суточные» была дана в определении Верховного суда РФ от 26 апреля 2005 г. № КАС05-151. В нем сказано, что право на возмещение дополнительных расходов (суточные) связано не только с выполнением служебного поручения вне места постоянной работы, но и с проживанием работника вне постоянного места жительства.  

Выплата суточных обязательна за исключением случаев, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой. Основание – пункт 11 Положения о командировках. Решение о том, нужно ли работнику ежедневно возвращаться из места служебной командировки, если есть такая возможность, принимает руководитель в каждом конкретном случае (п. 11 Положения о командировках).  

При этом необходимо учесть: 

• расстояние до места командировки; 

• условия транспортного сообщения; 

• характер выполняемого задания; 

• возможность создания работнику условий для отдыха.  

НДФЛ с суточных при однодневной командировке

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками (суточных), определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом). Основание – статья 168 Трудового кодекса РФ.  

В вопросе удерживать или нет НДФЛ с суточных работнику, который направлен в однодневную командировку или имеет возможность ежедневно возвращаться домой, чиновники изменили свою точку зрения. Ранее они настаивали на том, что при командировке на один день суточные не положены. А в случае их выплаты нужно удержать НДФЛ.

Затем в письме Минфина России от 5 марта 2013 г. № 03-04-06/6472 было указано, что денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, освобождаются от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории Российской Федерации и 2500 руб. при заграничной поездке.

Важно

Свою точку зрения чиновники аргументировали постановлением Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12. В нем судьи пояснили, что такие выплаты не признаются суточными в значении, используемом трудовым законодательством.

Однако они являются возмещением иных расходов работника, связанных со служебной командировкой, и, следовательно, не образуют дохода (экономической выгоды) командированного специалиста.  

Финансисты подтвердили свою позицию в письме Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916. Они указали, что при направлении сотрудника в однодневную командировку средства, выплачиваемые взамен суточных, освобождаются от НДФЛ в размерах, предусмотренных пунктом 3статьи 217 Налогового кодекса РФ.  

Таким образом, суточные в пределах установленных норм (700 руб. при командировке в РФ и 2500 руб. при командировке за границу) НДФЛ не облагаются.  

Командировочное удостоверение оформлять не обязательно

Законодательством прямо не предусмотрена обязанность оформлять командировочное удостоверение при направлении работников в однодневные командировки. Согласно Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г.

№ 62, командировочное удостоверение можно не выписывать, если сотрудник должен возвратиться из поездки в этот же день.

Этой инструкцией разрешено пользоваться, поскольку в силу статьи 423 Трудового кодекса РФ до приведения нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с Трудовым кодексом РФ могут применяться правовые акты СССР.  

По этому вопросу высказался и Минтруд России. Он указал, что допускается не оформлять командировочное удостоверение для подтверждения расходов при направлении работника в однодневную командировку (письмо от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).   

Важно запомнить 

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства к месту постоянной работы. 

Журнал “Учет в производстве” № 8/2014

Источник: http://hr-portal.ru/article/esli-rabotnik-napravlen-v-odnodnevnuyu-komandirovku

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Совет

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.
Читайте также:  Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

 Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п.

5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя.

В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб.

, дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Обратите внимание

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы.

Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Источник: http://buh-aktiv.ru/oplata-sluzhebnyh-komandirovok-i-komandirovochnye-rashody/

Однодневная командировка. Как оформить и списать расходы

ПодробностиКатегория: Подборки из журналов бухгалтеруОпубликовано: 13.01.2015 00:00

Источник: журнал «Главбух»

Долгое время контролеры настаивали – если у работника однодневная командировка, то суточные ему выдавать не надо. Ведь именно так сказано в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Тем не менее работодатели достаточно часто выплачивают суточные подотчетникам и в том случае, если из командировки они возвращаются в тот же день.

В статье 166 ТК РФ прописано, что служебной командировкой признается любая поездка работника по распоряжению руководства на определенный срок. Главное, чтобы при этом сотрудник выполнял служебное поручение вне места постоянной работы.

Исключение – разъездной характер работы. В таких случаях поездки служебными командировками не признаются.

И даже если суточные на день предусмотрены внутренними документами компании, то включать их в расходы по налогу на прибыль инспекторы не разрешали. Поэтому бухгалтеры, как правило, не выписывали командировочные удостоверения, если планируется однодневная командировка. Тем более что Минтруд этого не требовал. В подтверждение тому – письмо ведомства от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Однако в последнее время чиновники поменяли свою позицию. Разберемся подробнее с тем, какие документы составить и как учесть командировочные расходы.

Оформление документов на однодневную командировку

Помимо приказа о направлении в командировку и служебного задания придется все-таки оформить удостоверение для работника. Даже несмотря на то, что в Минтруде официально разрешили этого не делать.

Дело в том, что командировочное удостоверение считают обязательным документом чиновники из Роструда. О том, что такой документ должен непременно быть даже при однодневных поездках, они сообщили в своем письме от 4 марта 2013 г. № 164-6-1.

Действительно, Положение предусматривает лишь один случай, при котором командировочное удостоверение выписывать не надо. Это командировка за границу. И то далеко не во все страны.

Важно

С некоторыми государствами – участниками СНГ – Россия договорилась, что при пересечении границ отметки в загранпаспорте не делают. Это, к примеру, Украина, Белоруссия и Армения (письмо МИД России от 27 сентября 2006 г. № 32253/19).

Если сотрудника направляют в одну из этих стран, удостоверение также придется оформить. Так указано в пункте 15 Положения.

К тому же на практике бывают случаи, когда работник задерживается в командировке. И поездка уже перестает быть однодневной. Очевидно, что тут без удостоверения не обойтись. Ведь сотруднику теперь уже точно надо будет выплатить суточные.

Читайте также:  Еще одна банковская лицензия отозвана

И это еще один повод выписать документ заранее – мало ли что. Пусть в нем будет указано, что вы направляете работника всего на один день.

В случае задержки вы просто составите приказ о продлении срока командировки и приложите его к удостоверению.

Остальные документы надо оформить так же, как и при обычной поездке. Все тот же авансовый отчет и приложения к нему – первичка, подтверждающая расходы на проезд и жилье. А также отчет о выполнении служебного задания.

Учет суточных в расходах и начисление НДФЛ

Чиновники наконец-то согласились с тем, что суммы, которые работник получил на однодневную командировку, НДФЛ не облагаются. Впервые такой вывод представители Минфина сделали в письме от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189.

До этого контролеры неуклонно утверждали, что выданные на однодневную поездку деньги – это доход сотрудника. А значит, с них надо удержать НДФЛ. Тем более что по закону суточные для таких поездок не предусмотрены.

Конечно, такой подход многие компании считали несправедливым. И спорили с налоговиками в суде. Решающую роль сыграло постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

Совет

Теперь о лимитах. В полном объеме такие выплаты не подпадают под НДФЛ только в том случае, если документально подтверждены. То есть, предположим, работник приложил кассовые чеки из столовой или кафе.

Другое дело, когда сотрудник приехал ни с чем. То есть не подтвердил свои затраты. Тогда вы налог не удерживайте лишь в пределах 700 руб. (2500 руб. – для зарубежных поездок).

Все, что сверх этого лимита, подпадает под НДФЛ.

Выплаты на однодневные командировки с недавних пор можно также учесть при расчете налога на прибыль. По крайней мере в Минфине России не возражают.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/43797-odnodnevnaya-komandirovka-kak-oformit-i-spisat-rashody.html

В командировку на один день

Практически ни один работодатель не обходится без направления своих сотрудников в служебные командировки.

Напомним, что в соответствии с ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Командировками при этом не признаются служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Направляя сотрудника в служебную командировку, работодатель обязан сохранить за ним место работы (должности) и средний заработок. Порядок расчёта среднего заработка изложен в статье 139 ТК РФ и в

Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922, далее — положение о среднем заработке). Помимо того, командированному надлежит возместить:• расходы по проезду;• расходы по найму жилого помещения;• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 и 168 ТК РФ).

Не каждого сотрудника работодатель может направить в командировку. Так, запрещено отправлять в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ).

Обратите внимание

Женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет, можно направлять в командировки только с их письменного согласия, при условии что это не запрещено им по медицинским показаниям.

Последнее положение применимо также:• к матерям и отцам, имеющим детей-инвалидов или воспитывающим без «второй половинки» детей в возрасте до пяти лет;• сотрудникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Несоблюдение указанных правил чревато привлечением к административной ответственности. Ведь такой поступок может быть квалифицирован как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое в соответствие со статьёй 5.27 КоАП РФ предусмотрены следующие наказания:

• на должностных лиц организации может быть наложен штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;

• индивидуальных предпринимателей — работодателей — штраф от 1000 до 5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;• юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;

• должностных лиц, ранее подвергнутых административному наказанию за аналогичные правонарушения, — дис-квалификация на срок от одного года до трёх лет.

Оформление командировки
Нередко в своей предпринимательской деятельности работодателю в срочном порядке необходимо направить сотрудника к партнёру по бизнесу, находящемуся относительно недалеко.

Для решения возникшего вопроса командируемому потребуется не столь и много времени — всего лишь несколько часов, в связи с чем сотрудник к концу дня может возвратиться к месту своего проживания.

Таким образом, продолжительность служебной командировки составит всего один день.

Источник: http://www.pbu.ru/pbu/article/1178

Как правильно учесть личные расходы руководства за счет компании

10.4.2017

Зачастую учредители и директора компаний забывают, что расчетный счет компании – это не их личный счет, совершая тем самым свои личные расходы за счет компании, а также требует от главных бухгалтеров  учесть личные траты при расчете налога на прибыль.

Рассмотрим, как снять ответственность с главных  бухгалтеров за учет спорных ситуаций. 

  1. Деньги под авансовый отчет:

Часто руководители перечисляют себе в подотчет крупную сумму денежных средств на неопределенный срок, а авансовые отчеты не представляют.

Для учета подотчета необходимо руководителю написать заявления на выдачу подотчетных денежных средств и предоставлять хотя бы часть чеков на покупку.

Если же этого не происходит, то безопаснее начислить на зависшие без отчета деньги НДФЛ и взносы. Иначе это сделают налоговики, уже со штрафами и пенями.

С требованиями ревизоров согласны и судьи (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).

Необходимо обратить внимание, что когда компания выдает деньги из кассы без заявления или директор еще не вернул ранее полученный подотчет, налоговики считают это нарушением правил работы с наличными.

Если нет оснований для выдачи денег, нет и самих подотчетных. Инспекторы прибавляют их сумму к остатку по кассовой книге. Если сальдо будет выше лимита, компания его превысила и возможен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.

1 КоАП РФ).

Судебная практика неоднозначна. Некоторые судьи считают, что за выдачу денег без заявления или при зависшем подотчете штрафовать компанию нельзя (постановление Верховного суда РФ от 30.09.15 № 307-АД15-11670). Но есть решение в пользу налоговиков (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.15 № А12-35947/2015).

Чтобы снизить риски при выдаче подотчета, сначала необходимо оформить документы на возврат долга и составить приходный кассовый ордер. Затем получить заявление, в котором директор увеличит сумму на задолженность по предыдущему подотчету. За директором так и останется долг, а компания ничего не нарушит.

  1. Личные покупки из магазинов:

Нередко руководители компаний, совершая покупки в магазинах для целей компании, одновременно закупают продукты и товары для личных целей, а затем требуют возместить всю сумму по чеку.

Для принятия данных расходов в затраты организации необходимо:

  • получить письменное заявление от руководителя на фирменном бланке компании о возмещении расходов по документу;
  • к заявлению приложить документы, подтверждающие закупку;
  • оформить авансовый отчет.

При этом опасно включать личные покупки руководителя такие, как косметические товары и прочее, в расчеты по налогу на прибыль. Если все же необходимо компенсировать непроизводственные траты руководителю, то необходимо исчислить НДФЛ и страховые взносы. Включить же их в затраты по налогу на прибыль не рекомендуется.

  1. Обеды в кафе и ресторанах:

Руководители компаний могут пообедать в кафе или ресторане, а потом принести чеки бухгалтеру и предложить списать расходы за счет компании.

В затраты по налогу на прибыль можно взять данные расходы, если есть условие в трудовом или коллективном договоре о бесплатном питании. Если такого условия нет, списать бесплатное питание будет сложно.

Оно положено только сотрудникам, которые работают во вредных условиях (ст. 222 ТК РФ).

Данные расходы можно учесть как представительские расходы компании.

Для этого необходимо:

  • составить смету на банкет;
  • издать приказ руководителя о представительских расходах;
  • составить отчет о мероприятии.

Если же из чека ясно, что обед явно на одного, то включать затраты в представительские расходы опасно, т.к. инспекторы проверяют, присутствовали ли на мероприятии потенциальные контрагенты.

В судебной практике есть примеры, когда налоговики проверяли списки приглашенных участников на деловой обед и выясняли, что на нем были исключительно представители компании.

Такие затраты ревизоры снимают, и судьи их поддерживают (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.12.16 № Ф07-12163/2016). 

Важно

Не следует забывать, что представительские расходы можно учесть только в пределах норм. Это не больше 4% от расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Если траты невозможно учесть как представительские расходы, но директор требует их возместить, то можно  их списать за счет чистой прибыли, начислив НДФЛ и страховые взносы.

Ведь это будет очевидно, что расходы непроизводственные и это доход директора. Страховые взносы и НДФЛ необходимо начислить за месяц, в котором признаны расходы.

Сумму НДФЛ удержать из ближайшей денежной выплаты директору (п. 4 ст. 226 и п. 1 ст. 420 НК РФ).

Расходы на автомобиль можно учесть как траты на служебный транспорт.

Для этого необходимо:

  • заключить договор аренды транспортного средства с физическим лицом – руководителем компании;
  • заполнить путевые листы;
  • начислить, удержать и перечислить НДФЛ с суммы аренды по договору.

Тем самым можно будет принять в затраты расходы на ГСМ, расходы на ремонт и содержания автомобиля.

  1. Расходы на отдых вместо командировки:

Проблемы с учетом затрат возможны, когда руководство совмещает деловую поездку с отдыхом или прямо просит отразить отпуск как командировку.

Для учета затрат необходимо получить у директора документы на проезд и проживание, в частности, билеты и счета из гостиницы (п. 49 ст. 270 НК РФ и письмо Минфина России от 28.04.10 № 03-03-06/4/51), отчет о поездке. Из него должно быть ясно, что поездка была связана с деятельностью компании, а не с отдыхом.

Если документов на поездку нет или из бумаг ясно, что это не командировка, признавать затраты опасно. Например, если поездка приходится на нерабочее время, в частности на новогодние каникулы.

Для того, чтобы поездка носила служебный характер, руководителю, необходимо предоставить отчеты и протоколы о встречах с контрагентами, заключенные договоры, анализ рынка сбыта компании и конкурентов, документы на покупку активов и пр.

Источник: https://taxlab.ru/publication/kak-pravilno-uchest-lichnyie-rashodyi-rukovodstva-za-schet-kompanii/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector