Электронные первичные документы должны быть подписаны укэп

Минфин рассказал о применении электронной подписи в первичных документах

Чиновники разъяснили, какой вид электронной подписи надо использовать предпринимателям при составлении первичных документов и отправки отчетов по телекоммуникационным каналам связи.

Минфин выпустил письмо, разъясняющее, в каких случаях можно применять простую электронную подпись при составлении первичных документов.

Когда необходима электронная подпись

В Минфине напоминают, что согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной деятельности предпринимателя должен быть подтверждён первичными документами. Они составляются либо на бумажном носителе, либо в виде электронного документа, либо одновременно в двух форматах.

Если первичный документ составляется в электронном варианте, он обязательно должен быть подписан электронной подписью. Виды  таких подписей регламентируются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

Однако до тех пор, пока соответствующий федеральный стандарт не утверждён, организации имеют право пользоваться теми электронными подписями, которые предусмотрены иными нормативными актами, в частности Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
 

Еще одно требование закона – направлять в налоговые органы отчеты в электронном формате.

Внимание!

Это требование распространяется на налогоплательщиков у которых численность сотрудников превышает 25 человек, при сдаче отчетности по НДФЛ. В случае с декларациями по НДС передавать информацию обязательно через телекоммуникационные каналы связи при любой численности работников.

Остальная отчетность в ФНС в электронном варианте предоставляется при наличии 100 и более работников (например, декларации по спецрежимам, земельному и транспортному налогам). При этом в каждом из перечисленных случаев документы необходимо подписывать электронной подписью. 

Какая именно электронная подпись нужна

Согласно закону № 63-ФЗ, существует два типа электронных подписей – простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. При этом различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись.

Тип подписи зависит от способа получения и наличия определенных степеней защиты. Любую из таких подписей можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций. Перечень таких центров содержится на сайте ведомства.

 

Чиновники считают, что закон разрешает подписывать первичные документы простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. При этом документ или отчет в ФНС (иные органы контроля) в электронном виде, подписанный электронной подписью, приобретает юридический статус, т.е.

имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с собственноручной подписью. 

Отметим, что согласно статье 169 НК РФ электронный счет-фактура, который также является первичным документом, обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя или иных уполномоченных лиц. В противном случае этот документ будет считаться недействительной.

Источник: http://ppt.ru/news/137282

Электронные первичные документы

В настоящее время растет количество организаций, внедряющих систему электронного документооборота, причем это наиболее характерно для крупных и средних представителей предпринимательства, в то время как малый бизнес в меньшей степени использует передовые технологии, так как электронный документооборот помимо плюсов обладает и отрицательными характеристиками.

Замечание 1

Законодательством не установлено ограничений на применение электронной первичной документации при осуществлении гражданско-правовых договорных отношений.

Порядок электронного документооборота регламентируется Федеральным законом «Об электронной подписи», который определяет порядок применения электронной подписи в случае заключения гражданско-правовых договоров, оказания муниципальных и государственных услуг и иных значимых с юридической точки зрения действий.

Существует несколько видов электронной подписи – простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Простая, подтверждающая факт электронного подписания документа определенным лицом, не защищает от подделки документов. Всегда существует вероятность того, что лицо, подписавшее документ, не признает факт его подписания, либо будет утверждать, что после подписания документ подвергался изменению без его ведома, особенно если этой подписью распоряжается не один человек.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Усиленная неквалифицированная, сформированная как результат криптографического изменения информации с применением ключа подписи, предусматривает определение лица, использовавшего подпись, а также позволяет отслеживать изменения, вносимые в документ после подписания. Законодательством не предусмотрено наличие норм, исключающих возможность отказа от подписания документа.

Законодательством не определено какими видами подписи следует пользоваться при подписании того или иного электронного документа, однако, квалифицированные специалисты считают, что первые два варианта подписи как менее надежные следует использовать для внутреннего документооборота.

Усиленная квалифицированная, применяемая только в совокупности с ключом проверки, создаваемым удостоверяющими центрами, позволяет отслеживать изменения документа после его подписания, что обеспечивает высокий уровень защиты документа от подделки. При использовании данного вида подписи исключена возможность отказа лица, использовавшего электронную подпись, от подписания документа.

Усиленная квалифицированная электронная подпись применяется при осуществлении либо внешнего документооборота (с контрагентами, налоговыми органами), либо документооборота, связанного с материальной ответственностью и охраной труда. Для последних документов вообще более надежной формой является бумажная с проставлением обычной подписи, а не электронной.

Применение электронных документов в бухгалтерском и налоговом учете

Замечание 2

Применение электронных документов для целей бухгалтерского учета прямо предусмотрено законодательством, при этом не уточняется ни вид применяемой электронной подписи, ни равнозначность статуса электронных и бумажных документов.

Применение электронных документов для целей налогового учета не ограничено Налоговым кодексом, если подтверждаемые ими расходы соответствуют требованиям налогового законодательства. При этом существуют особенности применение того или иного вида электронной подписи для целей налогового учета.

Например, в отношении применения простой электронной подписи в отношении документов, принимаемых для целей налогового учета, не издано каких-либо разъяснений, что позволяет сделать вывод о том, что применение неквалифицированной электронной подписи нецелесообразно.

Важно!

Минфин РФ при этом высказывает мнение, что электронный документ, подписанный простой электронной подписью, не имеет разнозначного статуса с бумажным документом, а, следовательно, не может быть основанием для признания расходов для целей налогового учета.

В отношении усиленной квалифицированной подписи прямо предусмотрено ее применение по отношению к ряду налоговых документов, например, заявления о постановке или снятии с учета в налоговом органе; налоговые декларации; заявления о зачете (возврате) сумм налога.

Учетная политика и электронный документооборот

Организационные аспекты электронного документооборота необходимо отразить в приложении к учетной политике в разрезе следующих элементов:

  • перечень лиц, участвующих в осуществлении электронного документооборота, обладающих квалифицированной электронной подписью;
  • порядок заверения бумажных вариантов электронной документации, необходимых для предоставления контролирующим органам;
  • требования конфиденциальности в отношении использования электронных подписей и порядок ознакомления с ними работников.

Замечание 3

Применение электронной подписи также следует оговаривать в хозяйственных договорах с контрагентами с уточнением наличия технических возможностей для обмена электронной документацией.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Электронный документооборот обладает следующими преимуществами:

  • во-первых, он способствует сокращению финансовых и трудовых затрат на составление и обеспечение хранения бумажной документации;
  • во-вторых, он обеспечивает ускорение процесса работы с документами (быстрый поиск документа, быстрая его передача получателю);
  • в-третьих, он обеспечивает экономию времени на обработку и согласование документов.

При этом электронный документооборот не лишен и определенных недостатков, к числу которых можно отнести:

  • во-первых, высокие затраты на организацию электронного документооборота, обучение сотрудников;
  • во-вторых, зависимость электронного документооборота от наличия электричества, интернета;
  • в-третьих, сохранение необходимости перевода электронных документов в бумажный формат при определенных обстоятельствах.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/elektronnye_pervichnye_dokumenty/

Какими должны быть подписи на электронных первичных документах

Налоговики напомнили, что затраты в налоговом учете можно подтвердить первичными документами, составленными в электронном виде (письмо ФНС России от 6 февраля 2014г. №ГД-4-3/1984@). Рассмотрим условия, при которых это возможно сделать.

Каким должен быть электронный документ

В последние годы активно внедряется электронный документооборот. В пункте 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г.

№ 149-ФЗ говорится о том, что электронный документ представляет собой сведения в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Рассмотрим, что нужно учесть при использовании электронной «первички» и каковы принципы организации ее документооборота.

Возможность применения электронных документов предусмотрена Федеральным законом от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), в пункте 5 статьи 9 которого сказано, что «первичка» может составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Однако для того, чтобы такой документ мог быть использован в бухгалтерском и налоговом учете, он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. К ним относятся:

  • наименование документа и дата его составления;
  • название компании;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина его натурального и (или) денежного измерения с указанием соответствующих единиц;
  • должности, фамилии, инициалы и другие реквизиты, необходимые для идентификации лиц, ответственных за сделку или оформление операции;
  • подписи этих лиц.

В пункте 1 письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ налоговики еще раз напомнили о необходимости указания обязательных реквизитов в электронных документах.

Обратите внимание: ранее действовавший Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ при использовании электронной «первички» предписывал в обязательном порядке изготавливать для контрагента бумажные копии документов. Теперь такое требование возлагается на компанию только в том случае, если это предусмотрено законом или договором ( п. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Читайте также:  Командированный работник застраховался от несчастного случая в пути: что с ндфл?

Возможность применения электронных первичных документов закрепляется учетной политикой. Помимо этого определяется круг лиц, имеющих право подписи на электронной «первичке». При этом потребуется обеспечить техническую возможность для подписания документов, их сохранности и недоступности несанкционированного исправления.

Использование электронных документов должно быть предусмотрено договорами с контрагентами. При их заключении требуется определить состав документации для электронного обмена (письма, соглашения, счета, счета-фактуры, акты, накладные и пр.).

Также нужно указать электронные адреса организаций и вид используемой подписи в электронной первичке, а также закрепить обязанность информировать партнера о получении электронного документа и определить сроки направления ответов и возражений.

Как подтвердить затраты

В письме № ГД-4-3/1984@ налоговики отметили, что компании вправе подтверждать расходы электронными документами.

В пункте 1 этого письма говорится, что электронная «первичка» может подтвердить налоговые доходы и расходы.

Совет!

При условии, что информация, заверенная электронной подписью, признается документом, равнозначным изготовленному на бумаге и завизированному собственноручной подписью ответственного лица.

Порядок использования электронных подписей регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ). Различают простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подпись. Об этом сказано в пункте 1статьи 5 Закона № 63-ФЗ.

Основное отличие квалифицированной подписи от неквалифицированной состоит в том, что первая используется с сертификатом ключа проверки, который создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром (подп. 1 п. 4 ст. 5, п. 1 ст.

11 Закона № 63-ФЗ).
Электронные документы могут служить подтверждением расходов и для расчета налога на прибыль.

Однако при этом необходимо принимать во внимание нормы статьи 6 Закона № 63-ФЗ о том, какой именно электронной подписью заверен документ.

Квалифицированная подпись

В Налоговом кодексе РФ предусмотрена возможность составления ряда документов в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной подписи. Например, это касается налоговых деклараций (п. 1 ст. 80 Налогового кодекса РФ) и счетов-фактур (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

При использовании электронных документов, заверенных квалифицированной подписью, для цели подтверждения расходов такая «первичка» равнозначна бумажной (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Правда, за исключением случая, когда законодательство требует составления документа только на бумаге.

Источник: http://www.certisfera.ru/news/kakimi-dolzhny-byt-podpisi-na-elektronnyh-pervichnyh-dokumentah

Где и как получить усиленную квалифицированную электронную подпись? :

Довольно часто действующим законодательством устанавливаются требования определенных видов электронных подписей для разных случаев. В связи с этим выбор ЭЦП очень важен, особенно если есть какие-то временные рамки или просто не хочется переплачивать за оформление нового ключа.

Перед тем, как получить усиленную квалифицированную электронную подпись, необходимо точно знать, для каких целей она подойдет, ведь сейчас не существует универсальной ЭЦП, подходящей абсолютно для всех задач.

Даже усиленная квалифицированная ЭП, самая надежная и дорогая в обслуживании, не подойдет для ряда случаев.

В чем причина?

Отсутствие универсальной ЭП объясняют так: неважно, подписан документ усиленной квалифицированной электронной подписью или какой-либо другой, в любом случае информационная система должна подтвердить полномочия лица, указанного в сертификате. Это возможно, только если в нем имеются свои идентификаторы.

В проекте сейчас единый реестр, в котором будут все сертификаты ЭП, так что посредством него можно будет легко проверить, подлинна ли подпись и есть ли у лица необходимые полномочия.

Внимание!

Модель такой системы уже имеется, но реализовать ее, по словам специалистов, пока невозможно из-за технической сложности в поддержке актуальности и полноты реестра. Она зависит не только от качественной работы специалистов, но и от добросовестной работы каждого удостоверяющего центра.

Они должны не только оперативно обновлять сведения, но и отвечать за их достоверность. Единственный выход – это получение усиленной квалифицированной электронной подписи с сертификатом, содержащим идентификаторы всех информационных систем.

Госуслуги

Где можно получить усиленную квалифицированную электронную подпись? Практически вся нужная информация имеется на портале государственных услуг. Эта ЭП формируется с помощью средств криптографии, которые должны быть подтверждены ФСБ Российской Федерации.

Специальный сертификат – это единственный гарант ее подлинности, он выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами. Если электронный документ подписан УКЭП, он имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, заверенный печатью и личной подписью.

Проверка УЦ

Список аккредитованных УЦ есть на сайте государственных услуг. Бесплатно получить такой сертификат не получится, придется как минимум купить годовое обслуживание, однако цена не превышает пяти тысяч в год.

Для всех граждан государством предусмотрена равная возможность получить усиленную квалифицированную электронную подпись. Физические лица, зарегистрированные в качестве ИП, могут использовать ее для участия в торгах на электронных торговых площадках наряду с юрлицами.

Простая ЭП

Простая электронная подпись, необходимая для обращения за государственными услугами, может быть выдана муниципальным или государственным органом, а также подведомственными им организациями. Для этого гражданину, обратившемуся в организацию, необходимо представить заявление – лично или в электронной форме.

Ключ такой подписи состоит из пароля, который используется на портале государственных услуг, и идентификатора, соответствующего номеру пенсионного удостоверения.

Такая электронная подпись может использоваться только для бесплатного получения государственных услуг и не требует в своем использовании никакого дополнительного программного обеспечения.

Любому гражданину Российской Федерации достаточно для получения простой ЭП только паспорта, а представителю какой-либо организации нужен помимо документа, удостоверяющего личность, также и документ, который может подтвердить его полномочия. Если обращение сделано лично, то ЭП выдается в течение одного дня.

УКЭП

Однако перед тем, как получить усиленную квалифицированную электронную подпись, нужно обратиться в удостоверяющий центр. Он обязательно должен быть аккредитован Минкомсвязи. Эта услуга, в отличие от получения простой ЭП, всегда платна. Стоимость варьируется от одной тысячи до пяти тысяч рублей.

Как правило, обслуживание ключа оплачивается сразу на год, а по истечении этого срока должно быть продлено, иначе подпись признается недействительной. Однако документы, подписанные с помощью сертификата до истечения его срока, не теряют юридической силы даже в случае хранения в электронном архиве.

Список удостоверяющих центров, где можно получить усиленную квалифицированную электронную подпись, имеется в открытом доступе на портале государственных услуг.

Преимущества

Главное преимущество такой формы электронной подписи – это возможность ее использования для получения любых госуслуг, которые только могут быть предоставлены в электронной форме.

Приятным бонусом для владельцев УКЭП является и быстрая регистрация на портале “Госуслуги”, так как не придется ждать письмо с кодом активации, которое обычно направляется посредством “Почты России” и может идти очень долго.

Как правило, после того как удается получить усиленную квалифицированную электронную подпись, владелец бесплатно получает и специальное программное обеспечение – криптопровайдер, поэтому приобретения и установки на компьютер дополнительного ПО не требуется.

Возможности

Множество полезных и экономически целесообразных возможностей организация может реализовать после того, как получает усиленную квалифицированную электронную подпись. “Госуслуги”, подача документов в арбитражный суд, участие в торгах и, конечно, электронный документооборот.

Для небольших фирм, где передача документов производится между несколькими лицами, возможно использование бесплатных ЭП, такой функцией снабжены многие программы, в том числе Microsoft Outlook, однако подобные документы не имеют юридической силы, так как будет затруднительно установить личность подписавшего и исключить подлог.

Перед тем, как получить усиленную квалифицированную электронную подпись, следует знать, что она является необходимым атрибутом для работы с порталом государственных услуг, сдачи отчетности в налоговую службу, для системы электронного межведомственного взаимодействия и отправки через интернет любых документов, которые должны иметь юридическую силу. При наличии УКЭП можно организовать и электронный архив, при этом бумаги долго сохраняют свою легитимность.

Выписка из налогового органа

Усиленная квалифицированная электронная подпись используется налоговой службой для оформления различных документов: справок и выписок. Такой документ является аналогом бумажного варианта, заверенного печатью и подписью. Заказать выписку, снабженную ЭЦП, можно на официальном сайте налоговой службы.

Следует помнить, что документ, подписанный УКЭП, теряет юридическую силу, в случае если он просто распечатан на бумаге. Нет смысла в печати такой записи. Легитимность документ имеет только в своем первоначальном виде, в котором был прислан налоговой службой. Сохранять выписку можно под любым названием в формате PDF.

Важно!

Чтобы передать такой документ, его необходимо скопировать на диск, флеш-карту, загрузить в облачное хранилище или отправить по электронной почте.

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждает подлинность документа, поэтому такую выписку можно использовать для прохождения аккредитации на электронных площадках при торгах, а также предоставлять ее нотариусам, если требуется проверка правоспособности юрлиц. Однако чаще всего нотариусы делают такой запрос самостоятельно.

О документообороте

После того как получить усиленную квалифицированную электронную подпись, организация получает возможность вести электронный документооборот. Конечно, обслуживание ключей требует ежегодных вложений, однако уже многие компании оценили удобство этого способа передачи документов, к тому же он позволяет сэкономить гораздо больше средств, чем затрачивается на ключи и сертификаты.

Читайте также:  Как указать код валютной операции в платежном поручении?

Во-первых, электронный документооборот – это залог того, что не будет совершено никакого подлога в документах. Если проверка обычной подписи на бумажном носителе требует длительной и трудоемкой экспертизы, то подлинность сертификата УКЭП проверить гораздо проще.

Во-вторых, это экономия времени. Чем быстрее производится подпись документов, тем быстрее проходят сделки и, следовательно, ускоряется работа всей структуры, а выручка повышается.

К тому же, в организации на порядок снижаются расходы на бумагу и обслуживание копировальных аппаратов и принтеров.

Установленный законом

Юридически значимый электронный документооборот может вестись как в пределах одной организации, так и между разными организациями. При проведении этих мероприятий следует учитывать сферы использования каждого вида ЭП.

Статьей 6 Федерального закона об электронных подписях установлено, что все документы, заверенные УКЭП, имеют юридическую силу и равнозначны документу на бумажном носителе, подписанному лично и заверенному печатью.

Однако до сих пор есть документы, для которых в принципе не предусмотрена электронная версия, поэтому в некоторых случаях законом закреплена обязательность письменной формы документа.

Арбитражное процессуальное законодательство также устанавливает несколько исключений в применении ЭП.

Выдача сертификата

Без специального сертификата становится невозможной работа ключа усиленной квалифицированной электронной подписи. Где получить такой сертификат? Этим занимаются удостоверяющие центры.

При обработке заявки на выдачу сертификата УЦ обязан произвести установку личности заявителя. В случае если это юридическое лицо, УЦ необходимо запросить документы, подтверждающие право данного лица обратиться за получением сертификата ЭП.

Во время обращения в аккредитованный УЦ заявителю необходимо указать ограничения на использование сертификата, так как впоследствии установить их не удастся – придется заказывать другой сертификат. Также заявителем представляются документы или нотариально заверенные копии.

Список документов

Где получить усиленную квалифицированную электронную подпись? Это можно сделать при личном обращении в аккредитованный удостоверяющий центр. Также возможна подача документов через интернет, в этом случае копии должны быть нотариально заверены.

Заявителю необходимо представить документ, удостоверяющий личность. Для физического лица потребуется страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) и ИНН.

Совет!

А для юридических лиц эти два документа заменяются основным государственным регистрационным номером. Индивидуальному предпринимателю потребуется регистрационный номер записи в госреестре, а также свидетельство о постановке на учет в налоговых органах.

В некоторых случаях нужна доверенность или другой документ, который может подтвердить, что заявитель имеет полномочия действовать от имени другого лица.

Арбитражный суд

С 1 января 2017 года введен новый порядок подачи электронных документов в арбитражный суд. Во-первых, поменялся способ авторизации пользователей. Если ранее это проходило непосредственно на сайте “Мой арбитр”, то теперь процесс идет через Единую систему идентификации и аутентификации (так называемую ЕСИА).

Теперь для подачи документов в электронной форме каждый пользователь должен иметь доступ к ЕСИА. Регистрацию можно пройти на сайте портала “Госуслуги”. Затем в системе “Мой арбитр” нужно воспользоваться функцией входа через портал государственных услуг. В появившемся окне необходимо ввести новые логин и пароль, использованные при регистрации в ЕСИА.

Получать усиленную квалифицированную электронную подпись для суда необязательно, так как пользователи имеют возможность направить отсканированные копии бумажных документов, а вот усиленная квалифицированная ЭП нужно обязательно, если дело касается подачи исков и жалоб, в которых содержится указание на обеспечительные меры.

До 1 января 2017 года такие документы можно было подавать только лично и только в бумажной форме.

Все изменения, согласно пояснению Александра Сарапина – руководителя проекта, направлены на то, чтобы добиться максимальной идентификации пользователя, который направляет документы в суд. Это исключит возможность подлога в подаче документов.

Источник: https://www.syl.ru/article/355030/gde-i-kak-poluchit-usilennuyu-kvalifitsirovannuyu-elektronnuyu-podpis

Чем подписывать электронную первичку: читаем новый закон о бухучете и закон об электронной подписи

С 1 января 2013 года вступил в силу федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Помимо прочего закон утверждает некоторые новшества, касающиеся электронных первичных документов.

При этом работу с электронными документами усложняет наличие нескольких видов электронных подписей: электронной цифровой подписи, неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей. О том, как теперь будет регулироваться работа с электронной «первичкой» и чем ее подписывать, рассказывает Тамара Мокеева, эксперт системы электронного документооборота «Диадок».

Представление документов контролирующим органам

Новый закон о бухучете уравнял бумажный и электронный первичные документы. Согласно пункту 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Отметим, что прежний закон о бухучете обязывал организации по требованию любого контролирующего органа или другого участника хозяйственной операции составить бумажную копию за свой счет.

А теперь бумажные копии будут необходимы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».

Внимание!

Это означает следующее. Если организация составляла и получала первичные документы в электронном виде, и никакими нормативными актами не предусмотрено представления этих документов исключительно в бумажном виде, то госорган не может потребовать продублировать электронные документы на бумаге.

Правда, на данный момент о возможности представления первичных документов в электронном виде упоминается только в контексте налогового контроля (ст. 93 НК РФ).

Да и техническая возможность по приему электронных документов реализована только налоговыми органами. То есть пока представить документы по телекоммуникационным каналам связи можно только в ИФНС. Отправить электронные документы в иные органы невозможно.

Даже если законодательство не обязывает представлять исключительно в виде бумажных копий.

Отмена унифицированных печатных форм

Важным изменением, касающимся первичной документации, является отмена обязательных унифицированных печатных форм документов.

Также в новом законе отсутствуют указания, как составлять и где использовать тот или иной первичный документ.

Теперь организации вправе использовать любые существующие или свои внутренние формы документов и выставлять эти документы по своему усмотрению, если это не противоречит иным нормативным правовым актам.

Однако при работе с электронными первичными документами целесообразнее будет пользоваться XML-форматами, которые рекомендует ФНС России.

Только документы в таких форматах можно будет представить в налоговый орган по ТКС без каких-либо дополнительных действий. В настоящий момент XML-форматы утверждены для ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ (услуг).

Документы, составленные в иных форматах, нужно будет сканировать и направлять в налоговую с заполнением дополнительной информации.

Каким видом электронной подписи можно подписывать «первичку»

Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ввел три типа электронной подписи (ЭП): простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Нам нужно установить, какой ЭП необходимо подписывать первичные документы.

Источник: http://bishelp.ru/business/buhuchet-nalogi/chem-podpisyvat-elektronnuyu-pervichku-chitaem-novyy-zakon-o-buhuchete-i

Электронная подпись: каждому документу – свой вид ЭП (Лесина Т.)

Дата размещения статьи: 10.01.2016

Компании, которая собирается перейти на электронный документооборот, нужно определиться, какие электронные подписи ей необходимы и в каких случаях она будет их применять. Определяться придется, учитывая в первую очередь требования законодательства. Ведь если, к примеру, подписать счет-фактуру простой ЭП, она не сможет служить документом, подтверждающим вычеты по НДС.

Существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Различаются они степенью надежности и сложностью получения (см. таблицу).

Характеристика электронных подписей

Вид подписи Характерные признаки подписи Степень защиты
Усиленная неквалифицированная подпись 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;4) создается с использованием средств электронной подписи Средняя степень защиты
Усиленная квалифицированная электронная подпись Соответствует всем признакам квалифицированной с дополнительными признаками:1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом Наиболее универсальная и стандартизованная подпись с высокой степенью защиты
Простая электронная подпись Посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом Низкая степень защиты. Она позволяет лишь определить автора документа

Наиболее универсальной и надежной считается усиленная квалифицированная подпись. Документ, визированный такой подписью, аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью.

Использовать такую подпись можно и без каких-либо дополнительных соглашений и регламентов между участниками электронного документооборота (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”).

Если под документом стоит квалифицированная подпись, можно точно определить, какой именно сотрудник организации ее поставил. А также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан.

Простая ЭП не защищает документ от подделки. Поэтому компании рискованно использовать для защиты своих интересов документ, подписанный простой ЭП, и представлять его в суд, налоговые и правоохранительные органы.

Есть вероятность, что автор подписи откажется признавать, что это он подписал документ.

Читайте также:  Возможен ли вычет по имуществу, переданному в доверительное управление?

Тем более, что обычно доступ к простой ЭП есть не только у ее автора, но и у других сотрудников компании (например, у системного администратора).

Какую электронную подпись использовать… для отчетности

Источник: http://lexandbusiness.ru/view-article.php?id=6515

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП): что это такое, для чего нужна, где и как её получить

Главная » Организация бизнеса » Оформление » ЭЦП » Как и где можно получить усиленную квалифицированную электронную подпись КЭП

Все больше услуг, в том числе и государственных, можно получить онлайн, однако, для этого нужна электронная подпись (ЭЦП). Во многих случаях требуется особая усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Что это такое, как и где ее получить рассмотрим в данной статье.

Что это такое

Электронная подпись может быть нескольких видов, которые различаются в зависимости от метода защиты информации и области применения.

Например, усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) содержит все основные данные о своем владельце и обладает практически одинаковой с обычной подписью юридической силой. Так, если одна из сторон не выполнила условия сотрудничества, то с документами, подписанным КЭП, можно смело идти в суд.

Видео — что такое электронная подпись КЭП:

Она имеет следующий набор функций и свойств:

  • Невозможно подделать такую подпись. Если документ подписан КЭП, то его невозможно подделать или изменить.
  • Подтверждение авторства. Мошенники не смогут отправить документ от вашего имени: для этого им потребуется специальный ключ. Более того, если документ был подписан вами, то получать может быть уверен на все 100%, что подписали его именно вы.
  • Подтверждение целостности документа. Подписанный ею документ (файл) невозможно изменить.
  • Обеспечение юридической силы. С некоторыми видами ЭЦП вы сможете сдавать отчеты в налоговую, продавать и покупать ценные бумаги и совершать другие операции онлайн, в которые требуется предоставление ваших данных и ваша подпись.

Чем регламентируется

На законодательном уровне использование электронной подписи регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ. Согласно этому законодательному акту, электронная подпись – это зашифрованная в электронном виде информация, которая присоединяется к дугой информации, которая также имеет электронную форму, а затем используется для нужд подписанта.

В Федеральном законе №63-ФЗ вы найдете информацию о ее видах, особенностях использования и т. д. —  .

Виды ЭЦП

Существует два вида электронной подписи: обычная и усиленная. Первая не имеет такой же юридической силы, как простая рукописная подпись. Вторая практически всегда признается юридически равной рукописному аналогу. В свою очередь, усиленная ЭЦП подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись (КЭП). Давайте остановимся на каждом из видов подробнее.

Простая

Она содержит самые простые механизмы защиты информации: например, логин и пароль или же СМС-код и логин. Такие механизмы позволяют установить личность человека и подтвердить действие, которое он совершает. Однако такой вид не всегда может быть защищен от подделки со стороны третьих лиц.

Усиленная

Как в квалифицированной, так и в неквалифицированной подписи присутствуют механизмы криптографии. Такие электронные подписи практически невозможно подделать.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) отличатся от неквалифицированной алгоритмами криптографии, используемым для ее работы программами, а также требованиями к удостоверяющим центрам, которые могут выдать подпись.

При использовании квалифицированной электронной подписи программное обеспечение должно в обязательном порядке пройти сертификацию в ФСБ, а также соответствовать некоторых другим стандартам. Более того, КЭП должны быть выпущены только Удостоверяющими центрами (УЦ), которые прошли определенную аккредитацию в Минкомсвязи России и внесены в соответствующий реестр (ССЫЛКА).

Важно!

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) имеет более высокий юридический статус в силу того, что на нее накладываются дополнительные ограничения. Согласно российскому законодательству, КЭП – единственный вид электронной подписи, которая признается равной обычной подписи без проведения дополнительных действий по удостоверению личности подписанта.

В некоторых случаях, чтобы и неквалифицированная ЭЦП имела высокий юридический статус, между контрагентами заключается соглашение (например, отдельным пунктом договора) о порядке обмена документами между контрагентами через электронный документооборот (ЭДО).

ЭЦП нужна как физическим, так и юридическим лицам. Сегодня во многих компаниях проводится политика перехода с бумажного документооборота на электронный и именно по этой причине был разработан электронный аналог обычной подписи.

В зависимости от вида ЭЦП выделяют несколько областей, в которых ее можно применять. Физические лица чаще всего используют электронную подпись для работы с порталом Госуслуг и в своём личном кабинете на официальном сайте Налоговой службы.

Для начала работы необходимо получить пароль, используя свое пенсионное свидетельство. Через Госуслуги можно проще и быстрее оформить большинство документов государственного образца, например, заграничный паспорт.

Какую бы подпись вы не заказали, вы всегда получаете не саму подпись, а инструмент для ее создания.

Так, если вы заказали простую подпись, то инструментом послужат логин и пароль, либо же вы сможете пройти процедуру подтверждения своих действий по мобильному телефону.

Если ЭЦП нужна для взаимодействия с порталом Госуслуг, то логин и пароль вы получите через компанию-оператора «Ростелеком». Для доступа к интернет-банкингу логин и пароль выдает само банковское учреждение.

Совет!

Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП) необходимо обратиться в Удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи России.

Процедура получения КЭП практически одинакова в любом из Удостоверяющих центров. Рассмотрим порядок получения такой электронной подписи на примере СКБ «Контур» — .

СКБ «Контур» — это компания, у которой множество филиалов по всей России, поэтому с большой вероятностью можно предположить, что в вашем городе тоже будет такое представительство компании.

Все, что от вас потребуется, это пройти через 3 обязательных этапа:

Самым важным этапом является оформление документов для получения подписи и корректное указание своих данных.

Вы можете выбрать носитель, на который будет записан сертификат, а также заказать его ускоренное изготовление в случае необходимости.

Для получения ЭЦП физическое лицо в большинстве случаев должно предоставить свидетельство ИНН, копию паспорта и заполненное заявление.

Для юридического лица список документов более весомый и включает в себя выписку из ЕГРЮЛ, данные о руководителе и данные о человеке, на чье имя она выпускается.

Если ЭЦП получает не сам руководитель, а один из подчиненных, то для того чтобы забрать сертификат вам будет необходимо оформить доверенность.

Источник: http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/ecp/kep.html

Применение электронной подписи в документообороте предприятия общественного питания (Фролова О.А.)

Дата размещения статьи: 16.05.2015

Электронный документооборот в настоящее время является неотъемлемой частью документооборота любого предприятия общественного питания. Законодательством предусмотрены несколько видов подписей электронных документов. Рассмотрим, что это за подписи, чем они отличаются друг от друга и в каких случаях применяется каждая из них.

Электронная подпись и ее виды

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом N 63-ФЗ , в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

——————————– Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”.В соответствии с п. 1 ст. 2 данного Закона электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к подписываемой информации в электронной форме или иным образом связанная с ней и используемая для определения лица, подписывающего информацию.

Различают два вида электронной подписи (ст. 5 названного Закона):- простая электронная подпись – получается посредством использования кодов, паролей или иных средств, подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;- усиленная электронная подпись – подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись.

Внимание!

Неквалифицированной электронная подпись становится в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в него после момента его подписания. Создается она с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись, кроме признаков, установленных для неквалифицированной подписи, должна соответствовать таким признакам:- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ.

Для каких документов предназначена электронная подпись?

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу в бумажном виде, подписанному обычной подписью, кроме случаев, когда законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно в бумажном виде (п. 1 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ).

Документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу в бумажном виде в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6 данного Закона).

При этом нормативные акты и соглашения для неквалифицированной подписи должны предусматривать порядок проверки электронной подписи, а для простой подписи – соответствовать требованиям, установленным ст. 9 названного Закона.Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (п. 4 ст.

6 Федерального закона N 63-ФЗ).

Когда применяются разные виды подписи?

Простая электронная подпись

Источник: http://xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai/article/3997

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector